Senin, 21 Juli 2014

Semua Masalah Terjadi Karena Sistem




Pernyataan tersebut selalu menimbulkan perdebatan sengit. Orang sistem pada umumnya setuju dengan pernyataan tersebut, namun bagi yang “Pro orang”, tentu saja tidak setuju dengan pernyataan ini. Masing-masing memiliki argumen yang masuk akal dan benar.
·         Ada yang berargumen: “Walaupun tidak ada sistem, tapi kalau orangnya benar, maka masalah tidak akan terjadi”
·         Ada juga yang berkata :  “Bisa saja sistem sudah bagus, tapi kalau orangnya tidak mau mengikuti sistem, maka tentu saja Orang-nya yang salah, bukan sistem !!”

Semua argumen tersebut benar dan masuk akal. Tapi saya ingin membahasnya dari sisi yang lain, sisi definisi sistem versi Sentral Sistem Consulting, bahwa “Sistem adalah arahan baku untuk bekerja dengan tanpa kesalahan, bekerja dengan lebih efisien”. Bahwa ketika masih ada masalah artinya Sistem masih belum baik.

No
Kategori masalah
Solusi
1
Masalah yang terjadi karena tidak ada sistem yang mengatur. Karena tidak ada sistem yang mengatur, maka orang bisa saja mengintepretasikannya dengan keliru.
BUAT SISTEM supaya persepsi setiap orang sama
2
Masalah yang terjadi karena perbedaan persepsi. Contoh sederhana : Nani, seorang Ibu rumah tangga cerita kalau pembantunya jorok. Pertanyaannya “Jorok versi siapa ?”. Bisa saja menurut Nani kondisi tersebut jorok, tapi menurut pembantunya Nani yang sudah terbiasa hidup dirumah kumuh, hal tersebut tidak masuk kategori jorok J
BUAT SISTEM untuk menyamakan persepsi
3
Orang melakukan kesalahan tidak dengan sengaja, misalnya lupa. Contoh sederhana lupa membawa dompet. Kondisi lupa juga bisa terjadi di pekerjaan. Lupa sering juga diartikan “Human Error”, apakah kita bisa memaklumi suatu masalah yang terjadi karena faktor lupa atau Human Error ??   
BUAT SISTEM pokayoke atau anti salah. Contoh sederhana colokan pada computer yang lubang inputnya berbeda. Contoh lain : Child lock pada pintu mobil yang membuat mobil tidak bisa dibuka dari dalam oleh anak kecil yang belum mengerti
4
Orang melakukan kesalahan dengan sengaja, misalnya kasus korupsi. Kasus korupsi terjadi karena adanya interaksi dari 2 faktor :
            Niat
       Dan Kesempatan
Apakah kita bisa membuat semua memiliki Niat yang baik ? Saat ini rasanya belum bisa. Bahkan kita menyaksikan korupsi yang merajalela, seolah orang tidak takut sama Tuhan. Korupsi pada departemen Agama yang seharusnya menjadi garda depan moral kita.
BUAT SISTEM untuk menutup peluang. Contoh :
·         Menghindari calo, pakai e-ticketing plus KTP.
·         Menghindari penyelewengan dana bantuan untuk orang miskin oleh oknum petugas à gunakan sistem transfer langsung melalui kartu yang dimiliki langsung oleh orang miskin tersebut

Jika solusi dari semua masalah adalah lewat perbaikan pada sistem. Lalu apakah orang tidak memiliki peran ??
·         TENTUNYA ORANG TETAP MEMILIKI PERAN, YAITU MENCIPTAKAN SISTEM UNTUK KITA, ORANG LAIN DAN GENERASI KITA BERIKUTNYA.
·         Ganjaran terbaik untuk orang yang melakukan kesalahan dengan tidak sengaja adalah menghukumnya dengan tuntutan “Memikirkan sistem untuk mencegah kesalahan terulang”.
·         Ganjaran untuk orang yang melakukan kesalahan dengan sengaja, tentu saja adalah Punishment untuk orang tersebut, tapi selain punishment, kita pun perlu melakukan perbaikan sistem untuk menutup peluang orang lain yang memiliki niat buruk untuk berbuat kesalahan. Dengan menutup peluang, kita pun sudah berjasa untuk mencegah orang melakukan suatu perbuatan dosa...


Salam Sistem..

Regards

Imanuel Iman
Re-engineering mindset

Senin, 14 Juli 2014

Pemahaman keliru "Membuat sistem = Tulis apa yang kamu kerjakan kerjakan apa yang kamu tulis"



Kita tentunya sering mendengar kata-kata ini :
“Membuat sistem adalah tulis apa yang kamu kerjakan, kerjakan apa yang kamu tulis”.

Data survey yang kami lakukan pada beberapa kesempatan menyatakan 60%-70% responden juga setuju terhadap pendapat ini. Padahal pemahaman ini adalah pemahaman yang keliru.
·         Bayangkan yang sekarang kita lakukan kurang efektif
·         Kemudian kita tulis
·         Apa yang akan terjadi ? Ketidakefektifan akan menjadi permanen, karena dijadikan standard.

Pemahaman yang benar adalah “ Buat sistem dengan konsep ATM (Amati, tetapkan yang sudah baik, modifikasi yang masih kurang baik).

Caranya ? :
·         Identifikasi permasalahan atau curhatan dari masing-masing departemen
·         Jadikan hasil identifikasi ini sebagai input dalam pembuatan sistem. Misalnya :
o   Permasalahan informasi yang kurang lengkap dari marketing akibatnya produk yang dibuat tidak sesuai permintaan Customer à diselesaikan dengan cara membuat cek list identifikasi produk. Untuk memastikan kelengkapan data mengenai informasi produk yang dibutuhkan
o   Permasalahan barang suka habis baru order à diselesaikan dengan cara membuat sistem pengendalian stok




Mudah-mudahan bisa memberikan inspirasi...


 Best Regards
Imanuel Iman


Sentral Sistem Consulting
MTH Square Lt.3A
            Jl.MT.Haryono kav.10 No.2
            Jakarta Timur 13330
          (021)-29067201
            (021)-29067204
            Email: iman@sentral-sistem.com


Senin, 07 Juli 2014

Sistem = Dokumen ????



Apakah sistem itu adalah dokumen ?
Menyusun sistem artinya menyusun prosedur, instruksi kerja, form, check sheet ?

Pola pikir seperti ini seringkali berdampak pada pemahaman bahwa sistem itu identik dengan dokumen, sehingga orang menjadi fokus ke pembuatan dokumen. Menurut kami, sistem itu tidak identik dengan dokumen. 
Dokumen hanya merupakan salah satu bagian dari sistem saja.  





Sentral Sistem Consulting
Transform your Paradigm




 
Salam

Imanuel Iman



Join Our Milist :


Sentral Sistem Consulting
MTH Square Lt.3A
Jl.MT.Haryono kav.10 No.2
Jakarta Timur 13330
(021)-29067201-03
(021)-29067204