Fokus Manajemen di PLAN dan Check

For sharing :

Dalam melakukan pekerjaan sehari-hari seringkali kita terjebak dalam pekerjaan rutin, fokus pada DO :

·         Mengerjakan aktifitas sehari-hari yang walaupun aktifitas tersebut muter-muter (tidak efisien) terpaksa kita lakukan karena belum ada alternative lain

·         Mengatasi kebakaran (masalah) yang muncul hari ini, karena jika tidak ditangani, kebakaran (masalah) tersebut akan menjadi lebih besar lagi

·         Meeting dengan customer, dengan departemen lain, dengan bos, dengan supplier

·         Dll

Waktu kita tersedot di pekerjaan rutin (DO), demikian seterusnya.

Sebagai pemimpin, baik di level pimpinan paling bawah (leader), menengah (manager) hingga pimpinan paling atas (DIrektur), seharusnya kita jangan terjebak di DO. Biarkan pekerjaan DO dilakukan oleh staff kita, yang memang kita fokuskan untuk meng-eksekusi pekerjaan.

 PIMPINAN SEHARUSNYA LEBIH FOKUS KE PLAN DAN CHECK.

·         PLAN : Evaluasi kelemahan pada departemen atau perusahaan kita, dan rencanakan ide kreatif yang bisa dilakukan untuk mengatasi permasalahan atau membuat kerja kita menjadi lebih efektif. Misalnya :

a.      Permasalahan perusahaan : kredit macet yang tinggi, pikirkan ide kreatif untuk menghilangkan atau mengurangi permasalahan tersebut. Misalnya dengan cara melakukan perbaikan kontrak dan melakukan evaluasi kondite Customer pada proses penjualan. Customer baru atau yang memiliki track record tidak baik diminta untuk membayar dimuka, atau dengan sistem COD (Cash on Delivery) atau metode pembayaran lainnya.

b.      Permasalahan anak buah kita : kemampuan anak buah kurang baik, sehingga kurang bisa diandalkan. Buat rencana ide kreatif untuk mengatasi permasalahan tersebut, misalnya : meluangkan waktu untuk mengajarkan anak buah atau mengirim anak buah untuk ikut training atau melakukan pergantian anak buah jika dirasa anak buah sudah tidak bisa diperbaiki. 

Akan ada banyak ide kreatif : puluhan, ratusan bahkan ribuan ide kreatif yang bisa kita rencanakan untuk membuat kerja kita menjadi lebih efektif. Ingat Manusia itu memiliki ide yang tidak terbatas.  Yang diperlukan hanyalah “Meluangkan waktu” untuk mencari ide kreatif.

Namun sering kali terjadi waktu kita habis di DO, sehingga tidak ada waktu untuk menyusun Plan, memikirkan ide kreatif untuk membuat kerja kita menjadi lebih efektif. 

·         Serahkan pekerjaan kita kepada pelaksana aktifitas rutin. Jangan menghabiskan waktu kita di pelaksanaan (DO). INGAT TUGAS PEMIMPIN ADALAH PLAN DAN CHECK

·         CHECK. Memeriksa apakah plan kita sudah berjalan sesuai rencana ? jika belum maka lakukan perbaikan terhadap rencana. Banyak pemimpin yang enggan meluangkan waktunya untuk melakukan Check atau berpikir bahwa anak buah kita sudah mandiri dan tidak perlu lagi di check. Paradigma berpikir seperti itu adalah paradigm yang salah. Pelajari ilustrasi berikut

a.      Case 1 : Plan tidak dikerjakan

b.      Case 2 : Plan dikerjakan dengan salah

           

Kembali ke cerita tersebut diatas, Apakah dengan menerapkan konsep bahwa Pemimpin harus melakukan tugas Plan dan Check hal ini akan menambah beban kerja sang Pemimpin ?? Tentu saja seharusnya tidak. Yang perlu dilakukan adalah MEMINDAHKAN WAKTU SANG PEMIMPIN DARI DO BERALIH KE AKTIFITAS PLAN DAN CHECK.  Dalam jangka panjang setelah turbulensi (permasalahan pada perusahaan) sudah banyak berkurang, sudah terbentuk budaya yang baik,  sang PEMIMPIN bisa mempunyai banyak waktu untuk jalan-jalan J

Pilihan berada ditangan anda ?

1.      Tetap fokus di DO dan terus menerus berkubang dalam benang kusut permasalahan di perusahaan ?

2.      Atau beralih dari fokus ke DO menjadi fokus ke Plan dan Check. 

Semoga bisa memberikan pencerahan. 

Regards

Imanuel Iman

Managing Partner Sentral Sistem Consulting

Penulis buku “Transforming Organization”