Risk Based Thinking ISO 9001:2015

Salah satu perubahan pada DIS 9001:2015 yaitu hilangnya pasal terkait dengan Preventive action (pasal 8.5.3). Sadar atau tidak disadari penerapan Preventive action sebenarnya telah dilakukan oleh perusahaan seperti melakukan analisa-analisa terkait potensi masalah yang akan muncul saat menetapkan target perusahaan diawal tahun ataupun pelaksanaan kegiatan keseharian, tetapi hampir sama sekali tidak pernah ada bukti terkait yang menunjukan bahwa kita melakukan hal tersebut secara terstruktur (menjalankan preventive action). Sehingga sering dijumpai banyak perusahaan yang telah menerapkan sistem ISO 9001 tetapi kurang merasakan manfaatnya.

Untuk itu pada versi terbaru ISO 9001:2015 memberikan arahan kepada kita untuk melakukan pengendalian terhadap resiko yang ada disetiap proses. Dengan mengendalikan resiko di setiap proses, otomatis sistem manajemen perusahaan telah menerapkan sistem berbasis preventive action, yang mengharuskan perusahaan untuk menganalisa segala potensi resiko dan mengambil suatu tindakan sebelum permasalahan tersebut muncul atau terjadi (Risk Based Thinking).

Apa yang dimaksud dengan “Risk”? risk as the effect of uncertainty on an expected result. 

• An effect is a deviation from the expected - positive or negative. 
• Risk is about what could happen and what the effect of this happening might be 
• Risk also considers how likely it is

Apa yang harus kita lakukan untuk mengendalikan “Risk”? memang didalam persyaratan versi terbaru tidak ada pernyataan secara tertulis bagaimana “Risk” harus dikendalikan, tetapi akan terlihat dari keefektifan sistem yang ada. Bagaimana cara pengendalian terhadap “Risk” agar setiap resiko yang berpotensi muncul disetiap proses dapat kita cegah dengan sistem yang baik secara lebih terstruktur?

1. Lakukan identifikasi resiko yang mungkin muncul pada setiap proses yang ada diperusahaan. Jika kita menerapkan sistem terintegrasi misalkan QHSE maka Identifikasi resiko haruslah mempertimbangkan resiko terkait mutu, kesehatan, keselamatan kerja dan lingkungan.

Setelah dilakukan identifikasi terhadap resiko tuangkan didalam ruang lingkup proses yang telah kita buat.

2.   Tetapkan rencana untuk menghilangkan resiko yang mungkin akan muncul di setiap proses. Penetapan rencana kerja dapat kita masukan kedalam activity plan ataupun program kerja disetiap bagian. 

3. Implementasikan rencana yang telah ditetapkan. Setiap implementasi yang ada haruslah dibakukan kedalam sistem yang ditetapkan didalam perusahaan, sehingga sistem yang kita miliki dapat mengendalikan potensi resiko yang mungkin akan muncul.

 

 

4.  Check apakah tindakan yang kita lakukan telah efektif? Keefektifan tindakan dapat dilihat dari apakah terdapat masalah yang muncul.

Dengan melakukan pengendalian terhadap resiko disetiap proses yang ada didalam perusahaan diharapkan sistem yang ada didalam perusahaan dapat berjalan lebih efektif dan lebih efisien.

Semoga bermanfaat.

Penulis,

Agus Wahyudi

Apa itu ISO 50001?

          Energi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kegiatan manusia sehari-hari. Begitu juga dengan perusahaan, energy merupakan hal penting dari operasional perusahaan. Sehingga penggunaannya pun diperhitungkan. Sejalan dengan perkembangan dunia global saat ini, perusahaan berlomba-lomba untuk bersaing menjual “produk dan jasa” dengan harga semurah mungkin dengan biaya operasional serendah mungkin. Sehingga, penggunaan energy menjadi aspek penting untuk efisiensi biaya operasional. 

          Penggunaan energy juga memberikan dampak yang signifikan terhadap lingkungan, sehingga menjadi perhatian dunia untuk mengendalikan penggunaannya. Dari penggunaan energy tersebut, dapat meningkatkan “gas rumah kaca” atau “greenhouse gas” di atmosfir bumi, sehingga dapat menyebabkan “Pemanasan Global” atau “Global Warming”.

Gambar 1. Ilustrasi Efek Rumah Kaca

Beberapa negara pun mulai bergerak dengan membuat aturan, undang-undang, peraturan dan standard yang ditujukan untuk mengelola energi. Contohnya adalah Denmark dengan DS2403:2001, Swedia dengan SS627750:2003, Irlandia dengan IS 393:2005, dan Spanyol dengan UNE 216301:2007. Dari beberapa penerapan system manajemen energy oleh Negara tersebut dijadikan International Organization for Standard atau ISO sebagai acuan/referensi untuk membuat Standard Sistem Manajemen Energi yaitu ISO 50001 versi 2011. Indonesia sendiri pun tidak ketinggalan, pada tahun 2007 dikeluarkan Undang-undang No.30 tentang Energi dan Peraturan Pemerintah No.70 tentang Konservasi Energi, dan peraturan pelaksana tentang Manajemen Energi dikeluarkan oleh Kementerian ESDM dengan Peraturan Menteri ESDM No.14 tahun 2012.

Konsep Penerapan EnMS ISO 50001:2011

          Sistem Manajemen Energi (Energy Management System / EnMS) ISO 50001:2011 dibuat untuk membantu organisasi/perusahaan untuk meningkatkan kinerja energy termasuk di dalamnya adalah efisiensi penggunaan dan konservasi energi. Dan juga untuk membantu perusahaan dalam mencegah dampak lingkungan dari efek rumah kaca yang ditimbulkan dari gas rumah kaca.

          Penerapan EnMS ISO 50001 juga dapat diintegrasi dengan penerapan Sistem Manajemen yang sudah diterapkan oleh perusahaan. Strategi yang akan diterapkan adalah dengan menjadikan EnMS ISO 50001 ini menjadi bagian setiap proses di perusahaan. Misalnya terkait dengan proses perencanaan proses/produk/bisnis, penggunaan energy menjadi bagian yang tidak terpisahkan, antara lain: perencanaan penggunaan setiap peralatan/mesin/infrastruktur yang hemat energi, menggunakan energi yang terbarukan (solarcell, etc). 

          Prinsip penerapan ISO 50001:2011, menggunakan pendekatan prinsip PDCA (Plan-Do-Check-Action). Agar mempermudah perusahaan menerapkan ISO ini, kami membuat Flow Chart versi Sentral Sistem Consulting:

 

Gambar 2. Konsep Penerapan ISO 50001 versi Sentral Sistem Consulting

Dari konsep di atas ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan mengenai penerapan ISO 50001. Yaitu mengenai inputan untuk membuat perencanaan pengelolaan energy, antara lain adalah:

·         Data penggunaan energi (Bahan bakar minyak, gas, listrik, oli, dll)

·         Energy baseline data (jika ada), data ini diperoleh dari product costing, process costing, atau ada kebijakan dari principal. Misalnya XX Watt/Pcs, XX Joule/Pcs, XX Kwh/person, dll.

·         Data SEU (Significant Energy Uses) atau Penggunaan Energi Signifikan, data ini diperoleh dari konsumsi energy peralatan, infrastruktur, mesin, dll. Contohnya adalah boiler, genset, mesin produksi, dll.

Inputan di atas diperlukan untuk merencanakan “Target dan Sasaran” Energi yang akan dicapai oleh perusahaan.

Penulis

Dody Indra Wisnu

HSE Quality 

MENGENAL BUDAYA KOMUNIKASI ALA JEPANG “HORENSO”

Dalam melakukan pekerjaan sehari-hari banyak sekali permasalahan yang timbul disela-sela aktivitas tersebut. Satu dari sebagian besar penyebab dari masalah-masalah tersebut adalah lemahnya komunikasi. Sering sekali masalah komunikasi ini menjadi pemicu timbulnya masalah besar di pekerjaan. Sehingga kadang ada komentar “Kenapa sih Masih Ada Mis-Komunikasi, di Jaman Sistem Komunikasi dan Informasi yang sudah secanggih sekarang?”  

Di budaya kerja beberapa perusahaan besar di Jepang,atau perusahaan Jepang di Indonesia, sudah banyak yang menerapkan sistem komunikasi sederhana yang dikenal dengan HORENSO.

HORENSO merupakan singkatan singkatan atau akronim dari bahasa Jepang yaitu:

• HOKOKU      @    Report                    @  Melaporkan
• RENRAKU    @    Communication      @  Menghubungi / komunikasi
• SODAN        @    Consult/Discuss       @  Konsultasi/Diskusi

Tujuannya adalah untuk menciptakan lingkungan kerja dimana segala informasi terkomunikasikan dan tersampaikan dengan cepat, tepat dan akurat, serta setiap progess suatu aktivitas bisa diketahui oleh banyak orang karena adanya laporan yang intensif (rutin). HORENSO sangat baik dipahami dan dipraktekkan di tempat kerja secara rutin, terus menerus, sehingga menjadi salah satu bentuk budaya di tempat kerja.

Hokoku (Report / Melaporkan)

Hokoku adalah pelaporan kemajuan suatu aktivitas, tugas yang diberikan atau permasalahan yang terjadi. 3 hal penting yang ditekankan dalam Hokoku, yaitu fakta, metode dan tujuan. Apa fakta dari suatu aktivitas, kenapa harus dilakukan demikian dengan metode atau teknik bagaimana untuk mencapai suatu tujuan. Fakta menekankan pada 5W+2H (what, who, when, where, why, how, how much/many) dan TPO (time, place, organization). Artinya pada saat anda melaporkan progress kegiatan atau tugas yang diberikan, anda harus sudah siap dengan semua aspek tersebut (5W+2H), serta selalu dilaporkan pada TPO yang tepat. Maksudnya waktunya tepat, tempatnya tepat dan kepada bagian atau organisasi yang tepat. 

Karakteristik budaya kerja Jepang lebih mementingkan progress suatu proses daripada result. Ini sangat berbeda dengan budaya barat yang kental dengan nuansa result oriented. Jadi bila anda diberi tugas, jangan lupa untuk selalu memberi laporan progress. Atasan anda yang orang Jepang akan merasa senang bila diberi tahu kemajuan setiap aktivitas sekecil apapun, karena mereka merasa dilibatkan dan bisa menjaga komunikasi dengan baik bersama bawahannya. 

Contoh simulasi sebagai berikut. Suatu hari pada saat anda mulai bekerja, diketahui anak buah (sub-ordinate) anda tidak masuk kerja, sehingga pada bagian anda kekurangan orang. Jadi ada fakta, di bagian anda kekurangan orang. Atas kondisi ini, maka anda perlu melaporkan yang isi laporan setidaknya mencakup hal-hal yang terdapat pada tabel / matriks sebagai berikut.

5W + 2H, TPO		Penjelasan
5W	What	Apa  Informasinya ? Adanya kekurangan orang yang menggangu kelancaran produksi, karena tidak masuk bekerja.
	Who	Siapa yang terkait informasi tersebut? Operator Akhmad Subari
	When	Kapan kejadiannya? Start hari ini 26 Januari 2015 s/d 4 Februari 2015
	Where	Area mana yang berdampak? (Area kejadian) Area Proses Molding, Mesin 2.
	Why	Alasan hal tersebut bisa terjadi? Ybs Cuti Tahunan
2H	How	Bagaimana cara menghindari dampak agar tidak lebih buruk? Bagaimana menangani permasalahan ini? Mereschedule proses yang seharusnya berjalan di mesin 2
	How much / How many	Berapa besar kerugian yang terjadi akibat hal ini? Overtime 3 hari (4 jam/hari) untuk recovery produksi mesin 2
TPO	Time	Kapan anda akan melaporkan. Apakah pada saat briefing, atau ketika sudah mulai bekerja. Awal shift tanggal 26 Februari 2015 (saat briefing pagi)
	Place	Dimana anda akan melaporkan? Di area Produksi Molding
	Organization	Kepada siapa anda melaporkan? Apakah kepada atasan atau teman kerja yang lain? Ke atasan Produksi (Manager produksi), bawahan Produksi PPIC, HRD.

Renraku (Communication / Menghubungi)

Renraku adalah Komunikasi dengan rekan kerja,atasan dan bawahan di internal departemen maupun lintas departemen mengenai pekerjaan yang sedang anda tangani. Progress pekerjaan anda sebaiknya diinformasikan ke departemen lain yang mungkin terkait dengan informasi tersebut. Hal ini membuka peluang masuknya ide-ide tambahan dari bagian lain agar hasilnya menjadi lebih baik. 

Biasanya komunikasi antar departemen baru terjadi ketika ada permasalahan/komplain. Hal ini semakin parah karena yang terjadi bukan semangat mencari solusi tetapi malah saling menyudutkan, saling tuding dan saling menyalahkan. Misalnya komunikasi antara departemen produksi dengan quality control (QC). Ketika konsumen me-reject produk perusahaan, yang terjadi adalah saling menyalahkan antara dua departemen tersebut. Jika hal ini terjadi, tentu hubungan antar departemen tidak akan berjalan dengan baik. 

Untuk menciptakan sistem komunikasi yang efektif, perlu komunikasi terbuka dari dua arah, yang terdiri dari;

a.  Keterbukaan ke luar (Share), yaitu kesediaan untuk memberikan pengetahuan, bantuan   kepada anggota lain atau bagian lain.

b. Keterbukaan ke dalam (Open Minded), yaitu kesediaan untuk menerima pengetahuan, bantuan dari anggota lain atau bagian / departemen lain.

Beberapa hal berikut, juga harus diperhatikan agar komunikasi (renraku) semakin efektif.

Kualitas Komunikasi	Deskripsi
Openess	Adanya keterbukaan, tidak ada yang ditutup-tutupi atau disembunyikan. Segala sesuatu harus apa adanya dan apa yang sebenarnya.
Supportiveness	Saling mendukung, saling memberikan manfaat semaksimal mungkin.
Positiviness	Berfikir dan bersikap positif, melihat dan menilai sesuatu dari sisi positif.
Emphaty	Memahami perasaan orang lain. Berpikir di posisi lawan bicara “Andai saya di posisi dia,……”
Equality	Menciptakan suasana komunikasi yang setara dan porsi yang seimbang dalam membahas sesuatu.

 Sodan (Consult / Konsultasi)

Sodan adalah konsultasi antara anda dengan atasan, terutama apabila sedang menemui masalah di dalam pekerjaan. Apapun dan sekecil apapun permasalahan ataupun keraguan yang dapat berpotensi menyebabkan kesalahan atau kesalah pahaman, anda perlu konsultasikan.

Dalam budaya kerja Jepang, ada hal penting dalam menerapkan Sodan, dimana sebelum anda maju ke atasan, anda diminta sudah mempunyai ide yang akan dilakukan. Konsultasi dalam Sodan lebih ke arah diskusi ide/konsep dasar anda untuk kemudian ”final touch” atau diperbagus dan disetujui oleh atasan sebelum dilaksanakan. Jangan sesekali anda maju/mengajukan permasalahan anda ke atasan  tanpa membawa ide solusi kepadanya dan jangan terlalu mengharapkan atasan akan langsung memberi solusi terhadap kesulitan anda. Tidak jarang, atasan menghendaki anda mampu menyelesaikan setiap masalah pekerjaan.