MENGENAL BUDAYA KOMUNIKASI ALA JEPANG “HORENSO”

Dalam melakukan pekerjaan sehari-hari banyak sekali permasalahan yang timbul disela-sela aktivitas tersebut. Satu dari sebagian besar penyebab dari masalah-masalah tersebut adalah lemahnya komunikasi. Sering sekali masalah komunikasi ini menjadi pemicu timbulnya masalah besar di pekerjaan. Sehingga kadang ada komentar “Kenapa sih Masih Ada Mis-Komunikasi, di Jaman Sistem Komunikasi dan Informasi yang sudah secanggih sekarang?”  

Di budaya kerja beberapa perusahaan besar di Jepang,atau perusahaan Jepang di Indonesia, sudah banyak yang menerapkan sistem komunikasi sederhana yang dikenal dengan HORENSO.

HORENSO merupakan singkatan singkatan atau akronim dari bahasa Jepang yaitu:

• HOKOKU      @    Report                    @  Melaporkan
• RENRAKU    @    Communication      @  Menghubungi / komunikasi
• SODAN        @    Consult/Discuss       @  Konsultasi/Diskusi

Tujuannya adalah untuk menciptakan lingkungan kerja dimana segala informasi terkomunikasikan dan tersampaikan dengan cepat, tepat dan akurat, serta setiap progess suatu aktivitas bisa diketahui oleh banyak orang karena adanya laporan yang intensif (rutin). HORENSO sangat baik dipahami dan dipraktekkan di tempat kerja secara rutin, terus menerus, sehingga menjadi salah satu bentuk budaya di tempat kerja.

Hokoku (Report / Melaporkan)

Hokoku adalah pelaporan kemajuan suatu aktivitas, tugas yang diberikan atau permasalahan yang terjadi. 3 hal penting yang ditekankan dalam Hokoku, yaitu fakta, metode dan tujuan. Apa fakta dari suatu aktivitas, kenapa harus dilakukan demikian dengan metode atau teknik bagaimana untuk mencapai suatu tujuan. Fakta menekankan pada 5W+2H (what, who, when, where, why, how, how much/many) dan TPO (time, place, organization). Artinya pada saat anda melaporkan progress kegiatan atau tugas yang diberikan, anda harus sudah siap dengan semua aspek tersebut (5W+2H), serta selalu dilaporkan pada TPO yang tepat. Maksudnya waktunya tepat, tempatnya tepat dan kepada bagian atau organisasi yang tepat. 

Karakteristik budaya kerja Jepang lebih mementingkan progress suatu proses daripada result. Ini sangat berbeda dengan budaya barat yang kental dengan nuansa result oriented. Jadi bila anda diberi tugas, jangan lupa untuk selalu memberi laporan progress. Atasan anda yang orang Jepang akan merasa senang bila diberi tahu kemajuan setiap aktivitas sekecil apapun, karena mereka merasa dilibatkan dan bisa menjaga komunikasi dengan baik bersama bawahannya. 

Contoh simulasi sebagai berikut. Suatu hari pada saat anda mulai bekerja, diketahui anak buah (sub-ordinate) anda tidak masuk kerja, sehingga pada bagian anda kekurangan orang. Jadi ada fakta, di bagian anda kekurangan orang. Atas kondisi ini, maka anda perlu melaporkan yang isi laporan setidaknya mencakup hal-hal yang terdapat pada tabel / matriks sebagai berikut.

5W + 2H, TPO		Penjelasan
5W	What	Apa  Informasinya ? Adanya kekurangan orang yang menggangu kelancaran produksi, karena tidak masuk bekerja.
	Who	Siapa yang terkait informasi tersebut? Operator Akhmad Subari
	When	Kapan kejadiannya? Start hari ini 26 Januari 2015 s/d 4 Februari 2015
	Where	Area mana yang berdampak? (Area kejadian) Area Proses Molding, Mesin 2.
	Why	Alasan hal tersebut bisa terjadi? Ybs Cuti Tahunan
2H	How	Bagaimana cara menghindari dampak agar tidak lebih buruk? Bagaimana menangani permasalahan ini? Mereschedule proses yang seharusnya berjalan di mesin 2
	How much / How many	Berapa besar kerugian yang terjadi akibat hal ini? Overtime 3 hari (4 jam/hari) untuk recovery produksi mesin 2
TPO	Time	Kapan anda akan melaporkan. Apakah pada saat briefing, atau ketika sudah mulai bekerja. Awal shift tanggal 26 Februari 2015 (saat briefing pagi)
	Place	Dimana anda akan melaporkan? Di area Produksi Molding
	Organization	Kepada siapa anda melaporkan? Apakah kepada atasan atau teman kerja yang lain? Ke atasan Produksi (Manager produksi), bawahan Produksi PPIC, HRD.

Renraku (Communication / Menghubungi)

Renraku adalah Komunikasi dengan rekan kerja,atasan dan bawahan di internal departemen maupun lintas departemen mengenai pekerjaan yang sedang anda tangani. Progress pekerjaan anda sebaiknya diinformasikan ke departemen lain yang mungkin terkait dengan informasi tersebut. Hal ini membuka peluang masuknya ide-ide tambahan dari bagian lain agar hasilnya menjadi lebih baik. 

Biasanya komunikasi antar departemen baru terjadi ketika ada permasalahan/komplain. Hal ini semakin parah karena yang terjadi bukan semangat mencari solusi tetapi malah saling menyudutkan, saling tuding dan saling menyalahkan. Misalnya komunikasi antara departemen produksi dengan quality control (QC). Ketika konsumen me-reject produk perusahaan, yang terjadi adalah saling menyalahkan antara dua departemen tersebut. Jika hal ini terjadi, tentu hubungan antar departemen tidak akan berjalan dengan baik. 

Untuk menciptakan sistem komunikasi yang efektif, perlu komunikasi terbuka dari dua arah, yang terdiri dari;

a.  Keterbukaan ke luar (Share), yaitu kesediaan untuk memberikan pengetahuan, bantuan   kepada anggota lain atau bagian lain.

b. Keterbukaan ke dalam (Open Minded), yaitu kesediaan untuk menerima pengetahuan, bantuan dari anggota lain atau bagian / departemen lain.

Beberapa hal berikut, juga harus diperhatikan agar komunikasi (renraku) semakin efektif.

Kualitas Komunikasi	Deskripsi
Openess	Adanya keterbukaan, tidak ada yang ditutup-tutupi atau disembunyikan. Segala sesuatu harus apa adanya dan apa yang sebenarnya.
Supportiveness	Saling mendukung, saling memberikan manfaat semaksimal mungkin.
Positiviness	Berfikir dan bersikap positif, melihat dan menilai sesuatu dari sisi positif.
Emphaty	Memahami perasaan orang lain. Berpikir di posisi lawan bicara “Andai saya di posisi dia,……”
Equality	Menciptakan suasana komunikasi yang setara dan porsi yang seimbang dalam membahas sesuatu.

 Sodan (Consult / Konsultasi)

Sodan adalah konsultasi antara anda dengan atasan, terutama apabila sedang menemui masalah di dalam pekerjaan. Apapun dan sekecil apapun permasalahan ataupun keraguan yang dapat berpotensi menyebabkan kesalahan atau kesalah pahaman, anda perlu konsultasikan.

Dalam budaya kerja Jepang, ada hal penting dalam menerapkan Sodan, dimana sebelum anda maju ke atasan, anda diminta sudah mempunyai ide yang akan dilakukan. Konsultasi dalam Sodan lebih ke arah diskusi ide/konsep dasar anda untuk kemudian ”final touch” atau diperbagus dan disetujui oleh atasan sebelum dilaksanakan. Jangan sesekali anda maju/mengajukan permasalahan anda ke atasan  tanpa membawa ide solusi kepadanya dan jangan terlalu mengharapkan atasan akan langsung memberi solusi terhadap kesulitan anda. Tidak jarang, atasan menghendaki anda mampu menyelesaikan setiap masalah pekerjaan.