APA YANG BERUBAH DARI ISO 14001

Standar sistem manajemen yang telah dikeluarkan oleh ISO pasti akan mengalami perubahan/revisi. Review yang mendalam terhadap standar tersebut dilakukan untuk melihat sejauh mana standar tersebut masih memenuhi kebutuhan suatu organisasi yang menerapkan.

ISO 14001 pertama kali diperkenalkan pada tahun 1996, untuk memenuhi kebutuhan organisasi dalam hal pengelolaan lingkungan hidup sejalan dengan kebijakan dan sasaran organisasi tersebut. Kemudian, padatahun 2004 mengalami perubahan/revisi pertama, hal ini untuk mendukung sistem manajemen yang terintegrasi dan sejalan dengan penerapan Sistem Manajemen Kualitas/ISO 9001 : 2008.

Pada tahun 2008, ISO 14001 telah disepakati untuk dilakukan perubahan/revisi dan direncanakan untuk “Launching” pada tahun 2015 dengan perubahan yang besar. Perubahan besar ini diharapkan dapat merubah paradigm dan tantangan bagi organisasi yang telah atau akan menerapkan standar ini. Tetapi tetap sejalan dengan tujuan awal pembuatan standar ini yaitu salah satunya meningkatkan kinerja lingkungan organisasi.

APA YANG BERUBAH DARI ISO 14001 ?

Selama bertahun-tahun, ISO telah menerbitkan banyak standar sistem manajemen dengan bentuk dan struktur yang berbeda-beda. Sehingga dalam penerapannya banyak “paradigm” atau “polapikir” orang akan mengalami kesulitan dalam mengintegrasikan dengan sistem manajemen yang ada. ISO pada tahun 2015 mengeluarkan standar dalam pembuatan atau revisi sistem manajemen yaitu ISO/IEC Directives, Part 1 Consolidated ISO Supplement. Di dalam standar tersebut ada lampiran SL / Annex SL yang menjelaskan mengenai struktur, kalimat inti dan definisi yang akan diterapkan dalam suatu standar sistem manajemen.

Berikut ini adalah Annex SL yang dimaksud:

0	Introduction	6	Planning
1	Scope	7	Support
2	Normative References	8	Operation
3	Tems and Definitions	9	Performance Evaluation
4	Context of the Organization	10	Improvement
5	Leadership

Perbandingan dengan Struktur ISO 14001 versi2004 :

0	Introduction
1	Scope
2	Normative References
3	Tems and Definitions
4	Environmental Management System Requirements

Pada intinya tetaplah bahwa Standar Sistem Manajemen yang dikeluarkan oleh ISO menerapkan siklus PLAN-DO-CHECK-ACTION (PDCA) dan peningkatan berkelanjutan. Versi sebelumnya baik 1996 dan 2004 fokus terhadap implementasi pemenuhan peraturan perundangan dan persyaratan lain dengan tujuan untuk mencegah pencemaran lingkungan.

Gambar 1. Siklus PDCA Annex SL didalam ISO 14001:2015

Sumber: ISO/CD 14001

Namun, edisi sebelumnya belum menjelaskan secara detail mengenai pencegahan kerusakan lingkungan yang lebih besar lagi, misalnya: perubahan iklim, pengelolaan penggunaan sumber daya (energi, alam, air, dll), pengelolaan limbah dan penurunan kualitas lingkungan. Di dalam versi 2015 ini, diharapkan dapat lebih menjelaskan secara detail mengenai isu-isu lingkungan yang terjadi saat ini dan yang akan datang.

KUNCI PERUBAHAN ISO 14001

Kebutuhan dan Ekspektasi Pihak yang Berkepentingan

     Di dalam Lampiran SL / Annex SL pada ISO Directives tersebut terdapat beberapa klausul baru, diantaranya adalah :  

• 4.1 Understanding the organization and its context 
• 4.2 Understanding the organization and expectations of interested parties

Maksud dari klausul di atas adalah perusahaan/organisasi diminta untuk memahami isu dan persyaratan yang dapat mempengaruhi penerapan sistem manajemen lingkungan. Selain itu, perusahaan juga harus memahami ekspektasi dari dampak lingkungan dan risiko lingkungan yang timbul dari perusahaan/organisasi terhadap pihak yang berkepentingan, antara lain: konsumen, pemerintah, asosiasi, masyarakat dan lainya. Dari hasil identifikasi tersebut diharapkan pula muncul peluang-peluang peningkatan atau perbaikan dari kinerja lingkungan suatu perusahaan.

Kepemimpinan

     ISO 14001 versi 2004, klausul mengenai kepemimpinan di bagi menjadi beberapa. Namun, sejalan dengan perkembangan jaman, kepemimpinan ini menjadi poin utama di dalam perusahaan/organisasi dalam menentukan arahan dan keputusan penerapan sistem manajemen. Oleh karena itu, dalam versi yang terbaru ini dan juga sejalan dengan ISO Directives diatas. Kepemimpinan dijadikan poin utama untuk menggerakkan sistem manajemen lingkungan (lihat gambar1). Untuk memastikan kesuksesan penerapan sistem manajemen lingkungan, peran kepemimpinan dibuat untuk senantiasa mempromosikan dan mendukung penerapan sistem manajemen lingkungan. Peran-peran kepemimpinan antara lain

• Memastikan bahwa sumber daya tercukupi dalam mendukung penerapan sistem manajemen lingkungan 
• Menentukan kebijakan lingkungan
• Menentukan peran-peran setiap fungsi dan tingkatan di dalam organisasi dalam menerapkan sistem manajemen lingkungan 
• Memberikan arahan strategi pengelolaan lingkungan yang sejalan dengan pencapaian target dan sasaran lingkungan

 

Sehubungan dengan Kebijakan Lingkungan, di dalam ISO 14001 keluaran 2015 akan ada penekanan terhadap “Perlindungan Lingkungan Hidup” yang berhubungan dengan ruang lingkup perusahaan, contohnya antara lain, keberlanjutan sumber daya (air, mineral, energi, dll), pencegahan perubahan iklim, dan perlindungan terhadap keanekaragaman hayati dan ekosistemnya. Di dalam kebijakan lingkungan perusahaan/organisasi yang akan dating diharapkan lebih focus terhadap isu-isu lingkungan yang terjadi saat ini.

Perspektif “Life-Cycle”

Pada ISO 14001 versi 2004, identifikasi terhadap aspek lingkungan serta evaluasi dampak lingkungannya belum secara spesifik menjelaskan mengenai “life-cycle” dari penggunaan barang dan jasa, bagaimana produk dan jasa tersebut berdampak bagi lingkungan, mulai dari tahapan pembuatan sampai dengan pengelolaan akhir atau pembuangannya. Misalnya, penggunaan dari kertas, bagaimana perusahaan/organisasi mempertimbangkan pembuatan sampai dengan pengelolaan akhir atau malah sampai dengan pembuangannya. Karena kertas tersebut mempengaruhi deforestasi/pengurangan jumlah pepohonan di hutan dari pembuatannya. Yang dampaknya terhadap lingkungan bermacam-macam, mulai dari pemanasan global, tanah longsor, kerusakan keanekaragaman hayati, dan kerusakan ekosistem.

Pengendalian tambahan terhadap hal di atas diperlukan oleh semua perusahaan/organisasi yang baru akan menerapkan sistem manajemen lingkungan ini atau terjadi penambahan pengendalian operasional dari perusahaan/organisasi yang sudah menerapkannya. 

Komunikasi Internal dan Eksternal

ISO 14001 versi yang terbaru nantinya akan membuat klausul terpisah antara komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Di dalam komunikasi internal hamper masih sama dengan versi yang sebelumnya (2004), yaitu menentukan komunikasi pada setiap level dan fungsi di dalam perusahaan terkait dengan aspek lingkungan dan performa lingkungan, tapi ada sedikit tambahan yaitu mengenai respon terhadap “Inputan” dari peningkatan performa lingkungan.

Komunikasi eksternal dalam versi yang terbaru nantinya berhubungan dengan laporan-laporan/komunikasi-komunikasi yang terkait dengan performa lingkungan yang dituntut dari persyaratan peraturan perundangan dan persyaratan lain. Di Indonesia sendiri laporan performa lingkungan dapat dituangkan di dalam Laporan Pelaksanaan UKL-UPL/AMDAL. Jadi tidak terlalu sulit bagi perusahaan di Indonesia, namun sebagai tambahan laporan ini juga bisa berupa ”Annual Report” di perusahaan yang biasanya untuk kepentingan RUPS atau “Public Report”.

Dokumentasi

Seiring dengan perkembangan jamanya itu sistem informasi, bahwa dokumen yang dibutuhkan untuk menerapkan sistem manajemen lingkungan ini tidak selalu berbentuk “Prosedur”. Oleh karena itu, Tim ISO sendiri memahami perkembangan ini dengan menyatakan bahwa “Informasi yang didokumentasikan” dapat berbentuk apa saja, namun tidak mengurangi inti dari setiap klausul yang membutuhkan “Dokumen” atau “Catatan”.

Pengendalian Operasional

Operasional yang terkait dengan dampak lingkungan tetap menjadi concern dari ISO 14001 yang terbaru ini. Oleh karena itu, klausul mengenai pengendalian operasional tetap ada di dalam versi yang terbaru. Agar lebih mudah memahami “Pengendalian Operasional” tersebut, sebenarnya ISO 9001 yang terbaru pun mempermudah ISO 14001 inidenganmetoda “Process-based Approach” atau Pendekatan Proses. Poin penting ini sudah dilakukan oleh Sentral Sistem selamaini, dengan mengidentifikasi setiap proses yang ada di perusahaan dan menjadikan peta yaitu “Business Process Mapping”. Peta proses tersebut dapat mengidentifikasi, mana saja yang menjadipoinpentingdalampengendalianoperasionallingkungan. Misalnya: Pembelian barang dan jasa, Pengendalian Limbah, Pengendalian Proses Produksi, Pengendalian Kontraktor, dll.

Penulis

Dody Indra Wisnu

Konsultan HSE Sentral Sistem Consulting

GAGAL PAHAM?!

 

Terkadang sadar atau tidak disadari, budaya kita mengajarkan budaya sopan santun. Budaya yang bagus untuk ditiru karena kita memang perlu memiliki sopan santun dalam keluarga maupun dalam pergaulan.

Namun sering kali terjadi plesetan pemahaman akan budaya sopan santun terutama dalam hal “menegur orang yang salah”. Akibat penempatan pemahaman yang keliru, sering kali secara sadar atau tidak sadar kita jadi pindah fokus dari ISI TEGURAN ke CARA MENEGUR.   

Joni menegur Badu yang main games selama jam kantor, tidak terima dengan teguran tersebut Badu kemudian marah, sehingga terjadi keributan di kantor. Soni Manager perusahaan kemudian memanggil kedua orang tersebut. Badu mengakui bahwa dia salah, namun dia tidak suka dengan cara menegur Joni. “Saya tahu saya salah, tapi Joni kan bisa bicara baik-baik. Cara menegurnya tidak sopan!!”. Lalu bagaimana reaksi Soni? 

1.  Menegur Joni untuk bisa lebih baik dalam hal penyampaian, sehingga orang yang ditegur tidak merasa tersinggung?
2.   Atau menekankan pada “ISI” daripada “CARA” ke Badu ?

Soni     : “Badu Kamu kenapa Ribut?”

Badu    : “Saya tahu saya salah Pak, tapi cara menyampaikannya tidak boleh begitu”

Soni     : “Saya tanya ke kamu, kenapa ribut?”

Badu    : “Iya Pak, saya tahu saya salah, tapi Joni kan bisa menyampaikannya dengan baik-baik”

Soni     : “Saya ulang ya, kenapa kamu ribut?”

Badu    : “Kan tadi saya sudah bilang pak. saya ngaku salah, tapi karena Joni menegur tidak sopan,

              saya jadi tersinggung.”

Soni     : “Maaf ya, saya tanya kenapa kamu ribut, tetapi kamu fokus ke “cara” menegur yang

             menurut kamu tidak sopan. Tidak sopan itu relatif, versi kamu tidak sopan, tapi versi Joni

 itu biasa. Kamu seharusnya tidak fokus ke cara, kamu seharusnya lebih fokus ke “ISI”.

 Ketika kamu fokus ke “ISI”, maka kamu akan berpikiran lebih jernih. Teguran adalah suatu

 inputan untuk membuat orang menjadi lebih baik.” 

Sadar tidak disadari seringkali kita sendiri mengalami “Gagal Paham”, untuk lebih fokus ke “CARA” daripada “ISI”. Sehingga kita terpancing untuk lebih fokus mengkritisi orang yang menyampaikannya dengan “Cara” yang kita anggap tidak sopan daripada “ISI”-nya. 

Menurut saya sebaiknya kita perlu lebih fokus mendidik orang, menciptakan budaya yang lebih fokus pada “ISI” daripada “Cara”, supaya tidak terjadi “Gagal Paham”

Improvement or Die?

     Menjalankan bisnis di era globalisasi saat ini memang sulit. Perubahan external berjalan begitu cepat di berbagai aspek kehidupan, salah satunya adalah mengenai perkembangan teknologi, dan perkembangan kompetisi, beberapa contoh sebagai berikut:

• Teknologi berkembang dengan sangat cepat, bukan lagi berkembang secara garis lurus-tetapi sudah berkembang secara exponential.

• Produk life cycle menjadi semakin pendek. Produk baru cepat menjadi usang. Salah satu brand telepon genggam terpopolar yang menguasai pasar di tahun 90an lenyap begitu saja ketika munculnya smartphone yang hadir dengan fitur BBM-nya. Kemudian kita juga bisa melihat smartphone yang Jaya tersebut kemudian hancur akibat kehadiran Android.

• Dewasa ini masyarakat/ Customer sekarang ini menjadi semakin kritis, perusahaan seolah tidak boleh sedikitpun melakukan kesalahan. Kita bisa melihat bagaimana sebuah maskapai penerbangan swasta dicaci maki akibat melakukan penerbangan yang delay beberapa waktu lalu. Dan impactnya besar sekali bagi kelangsungan hidup Perusahaan.

• Media sosial merupakan salah satu hasil dari perkembangan teknologi yang juga memiliki impact yang sangat besar dalam kehidupan kita. Berita mengenai dua orang warga Amerika yang meninggal akibat memakan buah apel yang terjangkit bakteri, begitu cepatnya menyebar ke seluruh dunia hanya dengan hitungan hari. Akibatnya apel jenis tersebut ditarik predarannya dari seluruh dunia. Anda bisa bayangkan bagaimana nasib perkebunan tersebut.

     Tahun 2015 ini kita memasuki MEA (Masyarakat Ekonomi Asean) dan tidak lama lagi kita akan masuk ke globalisasi. Apakah globalisasi bagus ? Menurut pendapat saya, GLOBALISASI ADALAH PERTARUNGAN YANG TIDAK FAIR. Mengapa demikian? Alasannya : “Negara Berkembang di adu dengan Negara Maju yang sudah memiliki teknologi yang jauh lebih lebih baik.” Globalisasi menurut saya pribadi adalah ‘Akal-akalan’ Negara maju untuk bisa meluaskan market produk mereka. 100% SAYA TIDAK SETUJU. TETAPI APAKAH SAYA BISA MENOLAK GLOBALISASI??? Jawabannya tentu TIDAK!

     Kita juga tahu bagaimana setiap tahun Upah Minimum Karyawan naik terus dengan sangat tajam. Didaerah cikarang-karawang, tahun 2010 Upah minimum 1,1 juta. Tahun 2015 upah minimum sudah mencapai 3,1 juta. TERJADI LONJAKAN KENAIKAN UPAH YANG SANGAT CURAM. Di satu sisi, kenaikan upah adalah hal yang wajar, namun disisi lain, Apakah perusahaan mampu bertahan menghadapi kenaikan curam tersebut ? Belum lagi ditambah kenaikan inflasi yang berkisar pada angka 8%, kenaikan harga material import akibat pelemahan rupiah, kenaikan listrik-gas-bbm, bunga bank yang tinggi, dan berbagai kenaikan lainnya.

 

     Perubahan yang terjadi di external berjalan begitu cepat. Lalu apakah kita menyadari hal tersebut?? Apakah perusahaan atau kita sebagai individu juga ikut beradaptasi mengikuti perubahan tersebut?? atau kita masih asyik dengan rutinitas kita saja?? Sibuk dengan rutinitas tanpa melakukan perubahan apapun. 

     “Jujur, pengalaman saya dengan beberapa Industri, banyak perusahaan atau kita (termasuk saya) yang masih terfokus pada rutinitas, hanya menjalankan aktifitas rutin sehari-hari. Merasa nyaman dengan kondisi sekarang (comfort zone), tanpa menyadari bahwa era sudah berubah.”

     Banyak yang berpikir bahwa improvement adalah tambahan pekerjaan diluar tanggung jawab pekerjaan. Improvement akan dilakukan “Bila sempat” atau “bila ada waktu kosong”. Banyak pula yang berpikir bahwa improvement identik dengan reward (penghargaan), yang harus diganjar dengan hadiah supaya orang mau melakukan improvement. Namun sadarkah kita akan perubahan yang terjadi di external? Sadarkah kita akan bahaya kematian yang menguntit perusahaan?

Beberapa point penting yang harus kita sadari agar kita segera melakukan improvement saat ini adalah:

• Globalisasi “Persaingan tidak fair” yang tidak bisa kita tolak, yang akan membuat kita dipaksa untuk melawan raksasa

• Kenaikan yang terus meningkat yang sering kali tidak bisa diimbangi dengan kenaikan pendapatan.  (lihat grafik pertumbuhan pengeluaran vs pendapatan)

• Perubahan external lainnya yang tidak bisa kita tolak.

     Jika kita sadar, maka seharusnya kitapun menyadari bahwa IMPROVEMENT BUKAN LAGI MERUPAKAN PEKERJAAN TAMBAHAN, IMPROVEMENT MERUPAKAN TANGGUNG JAWAB, SUATU KEWAJIBAN, JIKA PERUSAHAAN TIDAK MELAKUKAN INI, MAKA PERUSAHAAN CEPAT ATAU LAMBAT AKAN MATI,   IMPROVEMENT OR DIE!!