Belajar Menerima Kritik

Belajar Menerima Kritik

Adalah sifat alamiah manusia tidak senang ketika menerima kritikan atau menerima teguran. Sering kali secara tidak sadar kita malah beralih dari seharusnya fokus ke “isi kritikan”; berbalik fokus ke mencari pembenaran (seolah kritikan tersebut tidak tepat). Banyak sekali contoh keseharian yang kita temukan baik mendengar curhatan teman atau contoh kita sendiri yang sebal ketika kita dikritik. Saya pribadi,  walaupun sering mengajarkan atau sharing mengenai hal ini, kenyataannya masih sering merasa kesal ketika mendapat kritikan. Secara tidak sadar sering lari dari fokus “isi” ke fokus mencari pembenaran. Namanya juga manusia (alasan klasik ya ? J), tapi sebagai Manusia kita harus terus belajar untuk menjadi lebih baik, lebih bermakna.  Berikut beberapa contoh aktual terkait topic ini :

·         Obrolan makan siang: masalah kritik kualitas dari Customer:  “Kemarin PT A complain keras ke kita, padahal masalah tersebut cuma masalah kecil. Biasanya yang datang Bapak Baik, sekarang yang datang Bapak Judes. Kalau sama Bapak Baik masalah ini mah tidak dipermasalahkan. Si Bapak Judes aja yang lebay”.

o   Note : Sebenarnya memang ada masalah kualitas. Seharusnya kita berterimakasih karena diberikan inputan, namun secara tidak sadar kita jadi pindah fokus ke Si Bapak Judes yang kita anggap lebay. 

·         Customer complain ke Sentral Sitem. Pada saat sedang mengobrol santai, muncul obrolan sebagai berikut “Si Ibu Cerewet kalau complain lancar banget …, padahal dia juga banyak masalah. Harusnya ngga cuma complain tetapi dia juga mau melakukan koreksi diri”.

o   Note : Apa hubungannya karakter Ibu Cerewet dengan masalah yang dia complain ?  apakah jika si Ibu cerewet tidak benar, lalu kita juga boleh ikut menjadi tidak benar ? 

·         Curhatan orang. “Doraemon bisanya marah aja, coba deh suruh dia yang kerjain, belum tentu juga dia bisa …., kita test aja yo…, kita suruh dia mengerjakan dan kita lihat hasilnya”

o   Note : Kenyataannya memang produknya bermasalah, lalu kenapa kita jadi mau mengetes di Doraemon ? Ini kan bukan ajang kontes adu ilmu. Kenapa kita tidak fokus untuk menyelesaikan masalah ? 

·         Kejadian ribut di salah satu perusahaan, salah satu personal katakanlah Bapak Suka Games, main games di jam kantor, kemudian ditegur sama temannya hingga terjadi keributan.

o   Bos : Kenapa kamu ribut ?

o   Bapak Suka Games : Iya Pak, saya mengerti saya sebenarnya salah, tapi cara dia negur ngga benar, saya dibilangin malas. Padahal saya kan baru main games sebentar.

o   Bos : Jadi kamu salah dunk

o   Bapak Suka Games : Iya Pak, tapi dia kan bisa menegur saya dengan cara yang baik

o   Bos : kamu salah ngga ?

o   Bapak Suka Games : Kan tadi saya sudah bilang Pak, kalau saya mengaku salah. Cuma si A itu juga perlu dikasih tahu supaya bisa menegur orang dengan cara yang sopan. Kalau dia menegurnya enak, saya juga ngga akan ribut

o   Bos : Saya kan bertanya kamu salah ngga ? Saya kan ngga nanya cara si A menegur. Kalau kamu ngga main games, teman kamu bakalan negur ngga ? Jangan fokus ke cara kritiknya, tapi fokus ke isi-nya.

·         Debat politik :

o   Presenter : “Kader partai Anda banyak yang kena kasus korupsi, Bagaimana tanggapan Anda ?”

o   Partai Ngga Masalah : “Saya memiliki data yang akurat mengenai data jumlah kader partai yang terkena kasus korupsi. Kalau dilihat, Partai kami tidak termasuk partai yang besar angka korupsi kadernya. Ada partai lain yang lebih besar angka korupsinya. Kenapa kok kami yang dikritisi ?”

o   Note : Apa kaitannya dengan jumlah korupsi di partai lain ? kalau partai lain juga korupsi, lalu apakah Partai Ngga Masalah juga boleh korupsi ??   

Contoh tersebut adalah contoh keseharian yang sering kita dengar, secara tidak disadari kita sering merasa tidak nyaman ketika dikritisi, kemudian berargumen untuk mencari pembenaran, atau dalam kadar yang lebih rendah, “Saya ngga sejelek itu kok”. Memangnya si pengkritik bilang kamu jelek ya ? J

 

Lalu bagaimana triknya supaya kita bisa senang menerima kritik ?? Berikut alternative trik yang mungkin bisa membantu :

·         Rubah pola pikir Anda.

o   Tanamkan pola pikir “Kalau kita sempurna, tidak akan ada celah untuk dikritik, jadi kritik itu benar adanya, tidak ada asap jika tidak ada api”

o   Pikirkan Anda sedang bermain games, “kritik adalah tantangan games Anda”, bila Anda berhasil menerima kritik dan melakukan perbaikan maka Anda berhasil naik level. Untuk tahap Awal, targetkan untuk bisa sampai ke level 3. Level 3 adalah level terberat untuk dilalui. Setelah Anda berhasil melewati level 3, langkah selanjutnya relative lebih mudah karena Anda sudah menjadi lebih open mind J

·         Langkah awal, diam saja ketika mendapatkan kritik yang menyesakkan (note : Diam hanya saat Anda mendapat kritik pedas, bukan saat diskusi atau tukar pendapat), supaya kita tidak terpancing menggunakan emosi (bukan logika) untuk berargumen. Awalnya terasa sesak, tapi itu adalah proses belajar menerima. Jika kita merasa ada mis-komunikasi, ada pemahaman yang keliru dari pengkritik, bukan saat itu Anda berargumen. Kenapa ??

o   Saat itu pengkritik sedang dalam kondisi mengurui, lebih banyak menggunakan bahasa “dia”. Jika Anda berargumen, pada umumnya pengkritik akan beranggapan Anda itu ngeyel, tidak open mind.

o   Saat itu mungkin emosi Anda sedang naik, jadi omongan Anda bisa keluar tanpa terkontrol.

o   Diam adalah cara terbaik untuk meredam kritikan.

Jika ternyata Anda benar, Anda bisa menyusun sanggahan setelah Anda berada dalam kondisi berpikir secara logika dan menyampaikannya nanti saat pengkritik juga sedang dalam kondisi berpikir secara logika. Jika Anda tidak biasa bicara, Anda bisa menyanggahnya dalam bentuk tulisan.

 

Namun sering juga yang terjadi malah sebaliknya, Anda bersyukur saat itu tidak ber-argumen karena ternyata Anda memang masih memiliki kekurangan. Pendapat si pengkritik memang beda dengan saya, tapi si Pengkritik ada juga benarnya. Dan kalau kita ikuti, maka keahlian kita akan menjadi semakin lengkap, kita menjadi semakin sempurna. Kritikan tersebut menjadi Games tantangan, dan kita harus menyelesaikan games tersebut untuk bisa naik 1 level J     

 

Jika Anda telah berhasil melewati 1 level, sharing dengan teman untuk berbagi kemenangan, dan Anda akan semakin bersemangat untuk menerima kritik sebagai batu loncatan untuk membuat Anda menjadi manusia yang lebih sempurna J Sharing juga di milist Sentral Sistem, Anda akan mendapat souvenir menarik dari Kami atas kesediaan Anda untuk berbagi J

 

Salam

Imanuel Iman

Satu-satunya cara untuk menyelesaikan masalah,

untuk menjadi lebih baik adalah MELALUI PERUBAHAN

Dan dimulai dari SAYA

Budaya "Senang mendengar Masalah"

Budaya "Senang mendengar Masalah"

 

Coba Anda perhatikan bagaimana pada umumnya reaksi dari kita atau Manajemen (pimpinan/ pejabat atas, menengah atau bawah) ketika mendengar masalah ? Apakah kita atau Manajemen senang mendengar informasi masalah ? Atau sebaliknya Manajemen malah tidak senang mendengar informasi masalah ? Bahkan feedbacknya malah balik mengkritisi dengan pernyataan : “Itu artinya para Manager kurang kontrol !! Kamu kurang terjun ke bawah, dlsbnya”, reaksi ketidaksenangan yang dibungkus dengan istilah “wejangan”. 

 

Sayangnya kondisi saat ini lebih banyak pemimpin atau pejabat yang lebih senang mendengar berita baik daripada mendapat informasi masalah (berita buruk). Kenapa hal tersebut terjadi ???  

 

·         Penyebab 1 : Sadar atau tidak sadar, kita memang terdidik untuk “Senang mendengar berita baik”, ketika kita memberikan berita baik, kita dipuji. Namun ketika performance turun atau ada masalah, kita dianggap gagal atau bekerja dengan kurang baik. Kebiasaan inilah yang kemudian membuat kita secara sadar atau tidak sadar memiliki kecenderungan “untuk hanya menceritakan yang baik”, namun menyembunyikan yang jelek. 

 

·         Penyebab 2 : Secara sadar atau tidak sadar kita pun diajarkan untuk memberikan reward bagi yang performancenya baik dan punishment bagi yang performancenya jelek.

 

o   Sisi positif : Memberikan motivasi bagi yang baik dan dorongan bagi yang kurang baik.

o   Namun sisi negatifnya : kondisi ini bisa berdampak pada “kebiasaan untuk memberikan punishment ketika mendapat berita buruk”. Dan efek negatifnya bawahan TAKUT UNTUK MELAPORKAN BERITA BURUK. Dalam kondisi parah, bawahan akhirnya terpancing untuk memanipulasi data untuk bisa memberikan data yang manis kepada atasan.

 

Lalu apakah budaya seperti ini yang akan dibangun di perusahaan ?? Jika budaya ini yang terbentuk, akibatnya akan banyak masalah yang tidak dilaporkan à Karena masalah tidak dilaporkan, maka masalah tidak akan diselesaikan dan tetap menjadi masalah, yang suatu saat akan dapat meledak ketika masalah tersebut menjadi bertumpuk menjadi tambah besar. Dan sering kali ketika masalah sudah menjadi terlalu besar, perbaikan menjadi semakin sulit, penyakit sudah menjadi akut.

 

Lalu bagaimana untuk merubah budaya ini ??

1.       Merubah pola pikir bahwa Masalah adalah peluang. Ketika kita mendengar masalah artinya ketika mendengar Peluang untuk kedepan menjadi lebih baik. Masalah sudah terjadi, sejarah tidak bisa dirubah, JADI KITA TIDAK PERLU BERTANYA KENAPA ? SIAPA YANG SALAH? NAMUN KITA HARUS LEBIH FOKUS UNTUK BERTANYA BAGAIMANA ? BAGAIMANA SUPAYA MASALAH INI TIDAK TERULANG ? BAGAIMANA MEMBUAT MASA DEPAN MENJADI LEBIH BAIK. Atau kita rubah bahasa masalah menjadi “Peluang Improvement” sehingga bisa diartikan dengan lebih positif.

2.       Ketika kita melaporkan masalah, usahakan untuk bisa melaporkan masalah plus usulan solusi untuk mengatasi masalah tersebut. Kondisi ini akan menghilangkan kesan “Curcol (Curhat Colongan)” bagi orang yang mendengarkan masalah tersebut.  

3.       Dan untuk Pemimpin, Pemimpin perlu menekankan bahwa “Saya tidak perlu laporan yang bagus, laporan yang manis. Saya perlu laporan masalah, karena disitulah tercipta peluang untuk menjadi lebih baik”. Seperti yang pernah disampaikan oleh salah seorang GM di Perusahaan BUMN yang secara tegas menyatakan bahwa “Saya tidak perlu laporan bagus, seolah tidak ada kejadian near miss (hampir celaka). Jika data Anda menyatakan tidak ada near miss namun ternyata ada kecelakaan, berarti Anda bohong. Saya perlu data near miss sebanyak-banyaknya. Dari data itulah kita bisa membuat sistem pencegahan kecelakaan dengan lebih baik”. Suatu statement yang sangat menyentuh dan perlu di tiru J

 

Jadi “Ayo kita budayakan senang mendengar Masalah”.

 

Regards

Imanuel Iman

Belajar Senang Menerima teguran/ omelan/ kritikan

 

Belajar Senang Menerima teguran/ omelan/ kritikan

 

Pada umumnya kita akan merasa sebal ketika mendapat omelan/ teguran/ kritikan. Saking sebalnya, secara sadar atau tidak sadar, fokus pikiran kita kemudian berpindah dari isi omelan ke teknik/ cara omelan tersebut.

·         “Saya tahu sih saya salah, tapi seharusnya Bos tidak boleh marah seperti itu, kasih tahu aja salahnya dimana, ngga usah pakai ‘bumbu’ yang bikin kuping tambah panas, kurang tanggung jawab-lah, malas-lah, dll”

·         “Iya tuh si Bos, kalau marah suka ngga lihat tempat. Ngomel di depan orang banyak, bikin kita jadi malu”

·         “Menurut gue, seharusnya yang dapat training leadership tuh si Bos, biar dia tahu cara komunikasi yang baik, supaya dia bisa berubah ngga ngomel-ngomel melulu J”

Celotehan seperti ini tentunya sering kita dengar ketika kita sedang asyik ngerumpi (ngobrol-ngobrol) saat bertemu sesama rekan kerja, atau ketika kita menguping pembicaraan beberapa orang di lift atau di tempat makan siang.

Sejujurnya saya sepakat dengan “sebagian” pernyataan tersebut. Mungkin benar bahwa Bos mereka kalau marah   gualak banget, tetapi jika kita melihat dari konteks yang lain, misalnya melihat dari sisi si Bos, Apakah benar si Bos tersebut marah tanpa sebab ?? tentunya si Bos marah karena “ada sesuatu” yang membuat si Bos marah. Lalu bila memang ternyata ada sesuatu yang membuat si Bos marah, misalnya “pekerjaan belum diselesaikan”, “melakukan kesalahan dalam melakukan pekerjaan”, “melakukan tindakan yang melanggar etika”, lalu kenapa kita jadi berpindah fokus dari content atau isi marahnya si Bos, ke cara marahnya si Bos ?? Cara marah yang benar versi saya atau rekan kerja saya juga mungkin berbeda dengan “persepsi” cara marah si Bos. Mungkin saja “bila” kita bisa mengintip isi otaknya si Bos, si Bos punya pikiran lain bahwa “Marah itu perlu untuk mengingatkan, kalau tidak dimarahin tidak akan jalan” 

 

Secara sadar atau tidak disadari kejadian tersebut diatas sering terjadi dalam kehidupan kita. Kita sering kali berpindah fokus dari isi/ content dari marah tersebut ke cara marah yang baik. Hal tersebut naluriah saja (sifat manusia yang tidak ingin disalahkan) , dan biasa terjadi manakala kita lebih mengandalkan emosi daripada akal sehat. Namun saat kita sedang dalam keadaan normal, sering kali kita perlu mengingat kembali kejadian tersebut. Kenapa si Bos marah ? Apa sih isi/ content dari marahnya si Bos ? Masa sih kalau saya sempurna, si Bos bisa marah ? Pemikiran tersebut akan membantu kita untuk kembali ke fokus utamanya: “isi/ content dari marahnya si Bos”, bukan ke cara marahnya. Dan kemudian kita akan bisa menyadari bahwa marahnya di Bos sebenarnya adalah “PELUANG” untuk membuat kita menjadi lebih baik.

 

Coba Anda bayangkan jika Bos Anda tidak pernah marah ketika kita berbuat salah. Apa dampaknya bagi kita ? kita tidak pernah mengetahui kekurangan kita dan kita tidak akan pernah belajar untuk menjadi lebih baik. Jadi yang mana yang Anda pilih ? Bos yang sering marah atau Bos yang tidak pernah marah ? Bersyukurlah mendapatkan Bos yang suka marah, dengan syarat kita mau lebih focus ke isi/ content dari marahnya tersebut, dan melakukan koreksi supaya kedepan tidak terulang. Dengan cara itulah Anda di TEMPA (dididik)  untuk menjadi lebih kuat dan lebih baik J

 

Jadi BELAJARLAH UNTUK SENANG MENDAPATKAN OMELAN/ TEGURAN/ KRITIKAN, baik dari Bos, Customer, Rekan kerja, teman, orang tua, suami/ istri dan lainnya. 

PELAJARI ISI/ CONTENT MARAHNYA TERSEBUT DAN PERBAIKI SUPAYA KEDEPAN TIDAK TERULANG. BAYANGKAN ANDA SEDANG BERMAIN GAMES DIMANA ANDA AKAN MENANG KETIKA “BOS/ CUSTOMER/REKAN KERJA/ TEMAN/ ORANG TUA/ SUAMI/ ISTRI” ANDA TIDAK MARAH. 

Dan buat para Bos, Ayo marah supaya bawahan Anda menjadi lebih baik, menjadi lebih bisa diandalkan. Bukan untuk Anda, tetapi untuk mereka J

 

Salam

Imanuel Iman

APA YANG BERUBAH DI ISO 9001 Versi 2015 ?

APA YANG BERUBAH DI ISO 9001 Versi 2015 ?

ISO 9001 : 2015 sebentar lagi akan muncul, draft ISO 9001 : 2015 saat ini telah ada dan memasuki tahap pengajuan, kemungkinan ISO 9001 : 2015 akan mulai dipublikasikan pada pertengahan tahun 2015. Beberapa persyaratan ditambahkan pada versi 2015, hal ini semakin menyempurnakan sistem yang dimiliki oleh ISO 9001 versi 2008.

Beberapa berubahan signifikan terkait persyaratan yang semakin memberikan manfaat bagi perusahan adalah :

- ISO 9001 : 2015 Mempergunakan istilah yang lebih umum sehingga mudah diterapkan oleh seluruh industri.

Dalam standar terbaru tidak ada lagi istilah "produk (Product)". Istilah ini telah diganti dengan istilah  "Barang dan Jasa (goods and services)"  Kebanyakan pengguna standar mengartikan "produk" sebagai "hardware" produk, padahal produk juga termasuk jasa.

- Konteks Organisasi

Standar terbaru ISO 9001:2015 memperkenalkan persyaratan yang berkaitan dengan konteks organisasi yakni:

o   4.1    Understanding the organization and its context

o   4.2    Understanding the needs and expectation of interested parties

Kedua pasal ini meminta organisasi untuk mengidentifikasi isu-isu dan persyaratan yang dapat berdampak pada perencanaan sistem manajemen mutu dan dapat digunakan sebagai masukan ke dalam pengembangan sistem manajemen mutu.

- Process Approach

ISO 9001:2015 mempertegas model process approach  (pendekatan proses) sebagai model yang harus diterapkan perusahaan. à hal ini sangat baik karena salah satu fungsi perusahaan menerapkan pendekatan proses adalah perusahaan mampu mengidentifikasi, mengukur dan mengevaluasi aktifitas disetiap proses sehingga perusahaan dapat mencapai output yang diharapkan. (Pada ISO 9001:2015 klausul 4.4.2 Process Approach memuat ketentuan penerapan model process approach).

- Risk and Preventive Action

Seperti yang telah diketahui seluruh sistem memiliki tujuan pencegahan masalah yang mungkin terjadi disetiap aktivitasnya (preventive action). Tidak terkecuali ISO 9001:2015, persyaratan ini memasukan Aspek risiko menjadi bagian dari standar. Perusahaan diwajibkan mengidentifikasi risiko yang berkaitan dengan mutu. Hasil identifikasi risiko ini nantinya berujung  pada "preventive action". Dibandingkan standar lama (versi 2008), dalam standar baru preventive action tidak lagi berdiri sendiri atau disandingkan dengan corrective action.

- Documented Information

Istilah "Document" dan "record" tidak lagi digunakan dalam standar ISO9001:2015.  Istilah yang dipakai adalah "Documented information".

- Control of external provision of goods and services

Peryaratan berkaitan dengan pengadaan barang atau proses outsourcing lebih diperjelas dalam ISO 9001:2015 (clause 8.6). Proses pengadaan ini harus didasarkan pada risk based approach

Dampak dari revisi ini sangat mirip dengan edisi 2000 dimana perubahan tersebut berdampak bagi sistem yang ada di perusahaan. Perusahaan harus menyesuaikan sistem manajemen yang ada dengan struktur yang telah direvisi. Misalnya :

-  Perlu adanya perubahan Manual Mutu Perusahaan dikarenakan adanya penambahan persyaratan terbaru, misalnya : mengenai Pendekatan Proses/ Process Approach (jika sebelumnya tidak mempergunakan pendekatan proses pada saat proses development sistemnya)

-  Penerapan pengendalian resiko pada perusahaan sebagai sistem prevention sehingga produk/jasa yang dihasilkan memiliki output yang baik.

-       Perlunya memberikan penjelasan mengenai standard terbaru ISO 9001:2015 kepada auditor internal sehingga pelatihan perlu diberikan.

Ini hanya beberapa kemungkinan efek yang timbul pada perusahaan jika memang isi final standard sesuai dengan draft yang ada.

Dari hasil pembahasan ini diharapkan perusahaan dapat mempersiapkan diri untuk meng-up grade sistem yang ada untuk memenuhi persyaratan revisi terbaru ISO 9001 versi 2015.

Public Training BMK3L

Public Training MEASUREMENT AND SYSTEM ANALYSIS (MSA)

Ingin menganalisa kelayakan sistem pengukuran yang digunakan dengan tepat dan meningkatkan kemampuan dari sistem tersebut??

Ayoo..jangan ragu untuk bergabung di PUBLIC TRAINING MEASUREMENT AND SYSTEM ANALYSIS (MSA) yang diselenggarakan Sentral Sistem Consulting, dibimbing oleh Trainer yang berpengalaman di bidang otomotif.