YANG SALAH ADALAH SISTEM BUKAN ORANG

Merespond polemik mengenai "Larangan memasukkan iklan lowongan dalam milist", maka bersama ini kami menegaskan bahwa kesalahan terletak pada sistemnya!!  Bukan orangnya. Dikarenakan sistem dibuat oleh kami (Sentral Sistem), maka kami yang harus melakukan tindakan perbaikan. Pak Hisar Simanjuntak dari PT Pako Group tidak salah. Pak Hisar hanya menjalankan tugasnya untuk mencari karyawan yang terbaik untuk perusahaannya. Dan kami berterimakasih kepada Pak Hisar yang telah mempercayai anggota milist improvement, iso-automotive dan hse-community sebagai salah satu sumber untuk mencari karyawan yang terbaik. Hal tersebut menandakan bahwa anggota milist ini merupakan orang-orang pilihan yang dicari oleh perusahaan.

Meninjau polemik kita dari kacamata sistem manajemen, khususnya dalam teori tindakan perbaikan, baik dalam ISO 9001, ISO 14001 maupun OHSAS 18001, saya selalu menyatakan "Sama sekali tidak boleh menyalahkan orang, apapun alasannya !!"  Jadi, tidak boleh dalam suatu analisa disebutkan penyebabnya adalah orang, misalnya operator lupa, operator tidak mengerti, dll. Kenapa operator lupa? Kenapa operator tidak mengerti? Orang bisa melakukan kesalahan karena memang sistemnya belum sempurna, sehingga kesalahan masih mungkin terjadi. Oleh karena itu, orang Jepang menciptakan sistem Pokayoke (mistake proofing) untuk mengatasi masalah tersebut. Contohnya :

·         Bapak A sering lupa untuk mengunci pintu mobil, akibatnya anaknya yang masih kecil bisa membuka pintu mobil dan tentu saja hal tersebut berbahaya. Jika hal tersebut terjadi, dan sampai mengakibatkan kecelakaan (maaf ini hanya perumpamaan, dan mudah-mudahan tidak pernah terjadi), siapa yang harus disalahkan? Jawabannya tidak ada !! Karena Bapak A tidak bermaksud melakukan hal itu dan itu terjadi karena faktor manusia, manusia tidak sempurna dan terkadang terjadi human error. Jadi bagaimana para pembuat mobil menyiasati hal tersebut? Pintu belakang mobil dilengkapi dengan child lock, sehingga jika Bapak A lupa mengunci pintu, pintu tetap tidak bisa dibuka dari dalam. 

·         Contoh lain, masalah ketinggalan kartu ATM di mesin. Hal ini sering terjadi karena kelupaan, karena terburu-buru. Bagaimana cara mengatasi masalah tersebut? Urutan proses transaksi dirubah dari ambil uang dahulu baru ambil kartu, dirubah menjadi ambil kartu dahulu baru ambil uang. Atau dari ambil bukti dulu baru ambil kartu dirubah menjadi ambil kartu dahulu baru ambil bukti transaksi. Intinya proses pengambilan kartu jangan merupakan proses yang terakhir.

·         Contoh lain, tahun lalu terjadi kecelakaan di lintasan kereta Cipinang. Sipir penjara Cipinang menerobos pintu kereta bersama kedua anaknya. Akibatnya terjadi kecelakaan dan (maaf) sipir penjara beserta kedua anaknya meninggal. Lalu siapa yang harus disalahkan? Sipir penjara tersebut yang menerobis pintu kereta? Jawabannya: TIDAK !! Sipir penjara menerobos pintu kereta, mungkin karena sedang terburu-buru dan berpikir masih sempat melewati rel kereta. Lalu apa penyebabnya? Penyebabnya adalah kelemahan sistem !! Palang pintu hanya menghalangi setengah jalan, tidak menutup seluruh jalan. Coba kalau palang pintu dibuat seperti pagar rumah / pabrik, menutup seluruh akses untuk masuk, maka sipir penjara tersebut tidak akan bisa menerobos pintu kereta.

·         Demikian pula dalam teori safety !! Adalah tabu untuk menyatakan kesalahan diakibatkan oleh orang. Masih ada kelemahan pada sistem sehingga kecelakaan bisa terjadi. 

Yang lebih bahaya lagi adalah jika sistem mencari siapa yang salah, sudah terbentuk diperusahaan. Jika sistem di perusahaan terbentuk seperti itu, maka akan terjadi situasi saling menyalahkan antar karyawan (mencari siapa yang salah). Semua karyawan juga berusaha untuk menghindar ketika terjadi masalah, karena tidak mau disalahkan. Saya menemukan kondisi seperti ini dibeberapa client yang kami tangani, akibatnya banyak masalah yang ditutupi dan suasana kerja menjadi tidak baik.

Budaya yang harus dibangun diperusahaan adalah : Jangan takut untuk berbuat salah !! Orang-orang sukses, justru lebih sering berbuat kesalahan, namun orang sukses tersebut mencoba menganalisa dan memperbaiki diri sehingga dia menjadi lebih baik dari waktu ke waktu. Ketika atasan kita menceritakan kesalahan kita, kita seharusnya berterimakasih, karena kita bisa belajar dari kesalahan tersebut dan memperbaikinya. Jika tidak diinformasikan maka kita tidak akan memahami kesalahan kita, dan karena tidak mengetahui kesalahan kita, maka kita tidak bisa memperbaikinya. 

Kembali ke polemik kita mengenai "Larangan untuk memasukkan iklan lowongan", kesalahan terletak di kami (Sentral Sistem), karena tidak membuat aturan yang jelas dan mensosialisasikan permasalahan tersebut ke anggota milist yang baru atau mengingatkannya secara rutin, misalnya 3 bulan sekali. Email saya sebelumnya "Larangan memasang iklan di milist" ditujukan kepada semua anggota milist, sehingga dikemudian hari, tidak ada lagi iklan lowongan di milist. Bukan ditujukan sebagai bentuk teguran terbuka kepada Pak Hisar. 

Akhir kata, ada proses belajar yang kita bisa petik dari polemik ini. Manusia tidak pernah salah, yang salah adalah sistemnya !!! Kecuali untuk kasus kesalahan yang dilakukan secara sengaja dan sadar, seperti misalnya kasus pencurian :).