Sentral Sistem Consulting: 3 Alat Manajemen

Terdapat 3 hal penting yang perlu diperhatikan Manajemen dalam mengelola perusahaan:

1. Sistem Manajemen

Perusahaan yang baik seharusnya memiliki ketergantungan yang tinggi terhadap sistem. Kelangsungan hidup perusahaan bisa lebih terjamin walaupun terjadi pergantian orang.

Sistem adalah arahan baku yang disusun untuk membantu seseorang dalam menjalankan suatu pekerjaan dengan tanpa kesalahan atau dengan kesalahan yang minimal.

Ukuran efektifitas sistem adalah pencapaian objectives proses. Walaupun perusahaan telah memiliki sistem, namun bila objectives proses masih belum tercapai, hal tersebut mengindikasikan bahwa sistem masih belum efektif dan perlu dilakukan perbaikan. Misalnya objectives proses pembelian adalah mendapatkan pemasok yang bisa memberikan produk yang berkualitas baik, tepat waktu, dan harga yang kompetitif. Ketika objectives tersebut tidak tercapai, maka sistem pembelian dikatakan kurang efektif dan perlu diperbaiki.

Sistem tidak membuat pekerjaan menjadi bertambah banyak, membuat pekerjaan menjadi kaku dan tidak flexible, membuat pekerjaan menjadi lebih birokratis. Sistem justru bisa membantu perusahaan untuk bekerja dengan lebih efektif dan efisien. Jika sistem dirasakan sebagai hambatan, hal tersebut mengindikasikan sistem pada perusahaan perlu diperbaiki. Note: yang salah adalah orang yang membuat sistem, bukan sistem itu sendiri.

Ketika terjadi masalah maka tindakan perbaikan harus diakhiri dengan standarisasi sistem, sehingga masalah tersebut tidak terulang dikemudian hari. Note: kita tidak bisa merubah masa lalu (problem sudah terjadi), tapi kita bisa menciptakan masa depan (perbaikan dilakukan secara permanen sehingga masalah yang sama tidak terulang).

Ketika terjadi improvement, terobosan kreatif untuk meningkatkan performa, akhiri program improvement tersebut sampai ke standarisasi sistem, sehingga program improvement tersebut akan menjadi permanen. Misalnya inisiatif perbaikan sistem recruitment yang telah dilakukan oleh Manager HRD, bakukan inisiatif perbaikan tersebut menjadi suatu standard sistem recruitment.

2. Penetapan Target Perusahaan

Perusahaan perlu memiliki target dalam beberapa dimensi, tidak bisa hanya menetapkan target sales dan keuangan saja. Target keuangan menceritakan performa masa lalu, dan tidak bisa mengambarkan performa perusahaan masa depan.

Pembuatan target harus Top Down, tidak bisa dibuat berdasarkan inisiatif dari masing-masing bagian dan harus melalui suatu proses analisa yang mendalam.

o Dimulai dari penetapan Visi, Misi, Kebijakan, Core value

o Penetapan arahan strategi bersaing

o Analisa kondisi lingkungan bisnis, analisa kondisi kompetisi, kekuatan- kelemahan-kesempatan-ancaman

o Penetapan sasaran perusahaan

o Baru kemudian di kembangkan menjadi sasaran departemen hingga sasaran personal

Dengan metode ini, target perusahaan bisa mengkerucut menuju ke satu titik tujuan perusahaan (visi perusahaan)

3. Strategi untuk mencapai target

Target memang penting, memberikan arahan tujuan perusahaan. Namun target tanpa ‘rencana kerja (strategi) untuk mencapai target’ adalah mimpi.

Target yang tercapai tanpa adanya suatu ‘rencana kerja (strategi) untuk mencapai target’, biasanya kita sebut tercapai secara kebetulan (by accident). Perusahaan tidak bisa terus menerus mengandalkan faktor by accident. Perusahaan harus lebih mengandalkan tercapainya target by design.

Selain memiliki target, perusahaan perlu memiliki ‘rencana kerja (strategi) untuk mencapai target’, yang biasa dikenal dengan istilah activity plan.

Dikarenakan target bersifat memecahkan record, maka target tidak bisa dicapai dengan cara kerja yang sehari-hari dilakukan. Perlu terobosan kreatif untuk melakukan perubahan cara kerja. Terobosan kreatif tersebut dituangkan dalam ‘rencana kerja (strategi) untuk mencapai target’.

Target adalah hasil (result) sedangkan ‘rencana kerja (strategi) untuk mencapai target‘ adalah proses untuk mencapai target. Manajemen perlu lebih fokus mereview hal berikut:

o Isi rencana kerja (strategi) untuk mencapai target

o Mereview pelaksanaan rencana kerja (strategi) untuk mencapai target