Program Improvement untuk Permasalahan

No	Ciri-Ciri Permasalahan	Area Improvement	Program Improvement
Operational
1	Pelaksanaan project kurang baik, akibatnya: - Project sering terlambat - Lembur tinggi - Banyak kesalahan mengakibatkan modifikasi yang berdampak pada biaya dan waktu yang meningkat - Tidak sinkron antara pengadaan dan pelaksanaan project, akibatnya project terhenti akibat tidak ada material, banyaknya pembelian urgent	Project Management	1. Melakukan identifikasi input dengan lebih jelas 2. Menetapkan risk manajemen dan menetapkan tindakan antisipasi 3. Detil master schedule pelaksanaan project 4. Daily project plan 5. Dailiy evaluation plan vs aktual
2	Saat meeting sering tunjuk-tunjukan, salah-salahan. Si A menganggap ini tugas si B, si B menganggap ini tugas si A	Business proses re-engineering	Memperbaiki alur proses bisnis sehingga tidak ada alur proses yang tumpang tindih, alur proses yang terputus, menghilangkan grey area
3	Banyak masalah di operational, baik di sengaja maupun tidak disengaja. Akibatnya Pemimpin sibuk menyelesaikan permasalahan harian, Manajemen terjebak pada sistem manajemen pemadam kebakaran	Menyusun Sistem Berbasis Pengecegahan	Identifikasi permasalahan dan menyusun sistem untuk mengurangi permasalahan, membuat kerja menjadi lebih mudah, lebih efisien
4	Masalah di diamkan karena : - Sensitifitas yang kurang, tidak menganggap hal ini sebagai masalah - Takut menceritakan masalah, karena takut dimarahi atau takut dinilai jelek - Takut menceritakan masalah karena tidak enak dengan teman, dianggap sebagai pengadu	Inisiatif mengangkat masalah, 1. Meningkatkan level kesempurnaan 2. Merubah mindset bahwa masalah adalah peluang, semakin banyak masalah diangkat, semakin baik 3. Pemaksaan, setiap orang wajib melaporkan masalah	Sering kali masalah didiamkan dan baru diketahui setelah masalah terlanjur menjadi besar. Dalam kondisi perusahaan yang lebih parah, bahkan masalah cenderung ditutupi. Karyawan cenderung menceritakan yang bagus-bagus, sehingga Pemimpin menjadi terbuai, tidak merasakan ada masalah. Pemimpin terjangkit penyakit "Diabetes" pada pemimpin
5	Penyelesaian masalah tidak tuntas, hanya memperbaiki kulitnya saja, masalah terulang terus Analisa akar masalah berdasarkan opini bukan berdasarkan metode penelitian yang benar	Problem solving	Meningkatkan kemampuan dalam melakukan analisa. Menyelesaikan masalah hingga ke akar masalah
Keuangan
1	Keuntungan per project naik turun. Ada project yang rugi ada project yang untung. Karena permasalahan tidak akuratnya product costing	Product costing	Memperbaiki struktur product costing sehingga menjadi lebih akurat : - Biaya manpower dengan memperhitungkan nilai efisiensi dan productivity, THR, dan tunjuangan lainnya - Biaya proses (biaya mesin dan perlengkapan produksi) dengan memperhitungkan nilai Depresiasi, efisiensi dan productivity - Biaya material, termasuk waste proses maupun reject - Biaya overhead cost center dan factory overhead
2	Over budget dalam pengoperasian project	Control Budget - Budget material - Budget biaya produksi (manpower, mesin, overhead)	1. Mengontrol pemakaian material, jika ada kelebihan pemakaian material ada koreksi sehingga kedepan overbudget bisa dikurangi (Koreksi bisa di product costing atau di proses) 2. Mengontrol biaya produksi, jika ada kelebihan ada koreksi sehingga kedepan overbudget bisa dikurangi (koreksi bisa diproduct costing atau perbaikan di proses)
3	Perusahaan tidak memiliki budget, akibatnya tidak ada kontrol pengeluaran. Kontrol dilakukan secara traditional, lebih berdasarkan "cash flow" Laporan keuangan, profit naik turun padahal pekerjaannya sama. Tingkat kesibukan sama namun profit naik turun Perusahaan tidak bisa mengetahui apakah perusahaan akan untung atau rugi, baru mengetahui setelah laporan keuangan dibuat	Penyusunan Budget dan strategi keuangan. Menyusun simulasi profit lose untuk menjadi acuan operational.	Penyusunan budget dan simulasi budget untuk mengetahui permasalahan di keuangan, memprediksi profit lose sebelum kejadian. Menetapkan sistem pelaporan keuangan supaya analisa bisa lebih akurat Mengontrol pengeluaran berdasarkan budget.
4	Pengeluaran tidak terencana, sering terjadi kekurangan dana yang tidak terprediksi. Menggunakan sistem gali lubang, tutup lubang, mengatur pembayaran yang "dianggap" penting terlebih dahulu, mengorbankan pembayaran yang "Dianggap" tidak penting	Cash Flow Planning	Menetapkan rencana pengeluaran dan pendapatan sehingga bisa diprediksi keperluan keuangan, dan perusahaan bisa membuat strategi pendanaan, misalnya dengan melakukan negosiasi sistem pembayaran, strategi perbankan, dll
Strategi Manajemen
1	Tidak ada evaluasi kinerja, penilaian karyawan bersifat subyektif berdasarkan : - "Kerajinan" atau "terlihat Rajin" - Kedekatan atau keseringan berinteraksi	Penetapan KPI	Menetapkan target per departemen
2	Perusahaan terjebak dengan permasalahan rutin. Hanya fokus menyelesaikan permasalahan yang terjadi. Proses kerja sama saja dari tahun ketahun. Perusahaan memiliki target kinerja yang lebih baik dari tahun sebelumnya, tapi target tidak tercapai	Strategic Improvement. "Improvement or Die"	Mengajarkan cara menyusun program kerja untuk mencapai target. Merubah mindset sehingga karyawan menyadari bahwa improvement harus bersifat perubahan dan merupakan kewajiban.
Strategi Organisasi
1	Leadership pemimpin kurang baik. Pemimpin hanya sibuk di operational, bekerja seperti mandor	Mindset leadership	Memberikan basic mindset bagaimana seharusnya Pemimpin bekerja dan berperilaku Pemimpin melakukan fungsinya sebagai pemimpin, sebagai thinker, menyusun program kerja, menjadi coach, mengontrol program kerja
2	Komunikasi yang kurang baik, masing-masing "secara sadar atau tidak sadar" menyalahi level lainnya. - Pemimpin merasa anak buahnya tidak bisa di andalkan - Departemen A merasa departemen lain tidak support demikian pula sebaliknya - Bawahan merasa manajemen tidak support	Meningkatkan komunikasi, belajar memahami baru dipahami, menggunakan bahasa sesuai lawan komunikasinya. Fokus pada solusi, How bukan Why	Menjelaskan mengenai teknik komunikasi yang baik, komunikasi kepada bawahan, rekan kerja, atasan Belajar untuk melihat dari 2 sisi. Tidak hanya berpikir dari kacamata saya atau kacamata kelompok saya