Apakah ISO 9001 Bermanfaat??

PAKAH ISO 9001 BERMANFAAT ?

Session 1

Survey yang dilakukan oleh Engineering Quality Forum di UK menyatakan bahwa lebih dari 68% perusahaan yang telah ISO 9001 kurang merasakan manfaat dari penerapan ISO 9001.  

Survey lain yang dilakukan oleh SGS pada tahun 2001 terhadap 220 perusahaan, menyatakan bahwa perbaikan pada dokumen merupakan manfaat no 1, sedangkan peningkatan kualitas menempati urutan ke 5 (??) dan peningkatan kepuasan pelanggan menempati urutan ke 6 (??). Padahal ISO 9001 merupakan sistem manajemen mutu (bukan sistem manajemen arsip !!), dimana tujuan akhir dari ISO 9001 adalah meningkatkan kualitas produk / jasa dan kepuasan pelanggan.

Kondisi tersebut diatas terjadi karena perusahaan terlalu fokus pada pembuatan dokumen (prosedur, instruksi kerja, form, dll) seolah-olah program ISO 9001 adalah program membuat prosedur, instruksi kerja, form, dll. Pelaksanaan Internal Audit juga difokuskan pada pengecekan kesesuaian (compliance) terhadap prosedur, kelengkapan form.    

Untuk bisa merasakan manfaat dari penerapan ISO 9001, maka perusahaan harus  merubah cara pengelolaan ISO 9001 dari fokus pada pembuatan dokumen menjadi fokus pada pencapaian performa, artinya sistem manajemen mutu (ISO 9001) dinyatakan efektif jika performa perusahaan meningkat dari waktu ke waktu

Ilustrasi : 

 ISO 9001, 7.4.1. Perusahaan harus mengevaluasi dan memilih supplier berdasarkan kemampuannya untuk mensupply produk sesuai dengan persyaratan perusahaan. Kriteria pemilihan, evaluasi, dan evaluasi ulang / re-evaluasi harus ditetapkan.

·         Sistem pada purchasing PT ABC adalah melakukan seleksi berdasarkan questionaire / angket yang dikirimkan ke supplier. Jika nilai hasil survey < 6, maka supplier tidak boleh digunakan, jika hasil survey > 6, maka supplier boleh digunakan. Pembelian dilakukan sesuai sistem, proses pembelian hanya dilakukan kepada supplier yang nilainya > 6.

·         Berdasarkan input dari produksi,  sering terjadi stop line, yang disebabkan oleh material dari supplier yang datangnya terlambat.  Hal ini mengindikasikan adanya kelemahan pada proses purchasing. Sistem PT ABC compliance tapi tidak efektif (performa tidak bagus)

  

Session 2

Banyak faktor yang mengakibatkan ISO 9001 tidak bisa dirasakan manfaatnya, antara lain sebagai berikut :  

• Kurangnya komitmen dari Top Manajemen, atau
• Kesalahan dalam mendifinisikan customer atau menetapkan quality objectives, atau
• Sumber daya yang kurang memadai, termasuk motivasi dari karyawan yang rendah, atau
• Karena perusahaan menerapkan ISO 9001 hanya untuk mendapatkan sertifikatnya saja, atau
• Prosedur pada ISO 9001 dibuat terlalu birokratis sehingga ISO 9001 dirasakan sebagai hambatan, akibatnya orang malah antipati dengan ISO 9001, atau
• Sudah merasa puas dengan prosedur yang ada, dan merasa ISO 9001-nya sudah benar karena telah lulus audit dari badan sertifikasi, atau
• Karena faktor-faktor lain

Akan tetapi, pada umumnya perusahaan yang kurang / tidak merasakan manfaat ISO 9001, mempunyai ciri-ciri diantaranya :

·         Paradigma mengenai ISO 9001 adalah "ISO 9001 mengurusi dokumen (prosedur, instruksi kerja, dll)".  Akhirnya muncul istilah "Tulis apa yang kamu kerjakan dan kerjakan apa yang kamu tulis"  (istilah yang sebenarnya salah !!)

·         Fokus penerapan ISO 9001 adalah pembuatan prosedur

·         Perusahaan merasakan dengan adanya ISO 9001, dokumen menjadi banyak, proses jadi birokrasi

·         Fokus audit adalah kesesuaian terhadap prosedur (fokus pada audit dokumen, ketidaklengkapan dokumen, dll)

·         Sistem Manajemen Mutu diterapkan sebagai sistem yang terpisah dari sistem sehari-hari, misalnya:

ü  Perusahaan membuat kebijakan mutu, dibuat oleh ISO 9001 officer,
ditanda tangani oleh Presiden Direktur (untuk memenuhi persyaratan ISO 9001). Terkadang perusahaan mempunyai kebijakan lain, yang sehari-hari digunakan dan datang dari Top Management, tetapi tidak diakui sebagai bagian dari ISO 9001.

ü  Perusahaan mempunyai quality objectives (persyaratan ISO 9001), melakukan evaluasi sistem manajemen mutu, termasuk quality objectives setiap 6 bulan sekali (karena diaudit ISO 9001 6 bulan sekali ??), tapi quality objectives terpisah dari bisnis plan perusahaan.

ü  ISO 9001 tidak meliputi semua sistem di perusahaan, hanya meliputi
apa saja yang diminta oleh ISO 9001 (khawatir akan menjadi masalah ketika diaudit ??). Akhirnya masih ada sistem (yang sehari-hari dilakukan) berada diluar sistem ISO 9001. Yang lebih buruk lagi, sistem sehari-hari berbeda dengan ISO 9001, dokumen untuk ISO 9001 baru disiapkan beberapa saat sebelum audit sertifikasi / surveillance.

Untuk bisa merasakan manfaat ISO 9001 secara financial mudah sekali !!

Jadikan ISO 9001 (sistem) sebagai alat untuk mencapai performa perusahaan !!

Contoh sederhana :

·         Kita (Sentral Sistem) pernah melakukan perbaikan sistem logistik di client melalui program ISO 9001 di perusahaan. Yang menjadi kendala pada perusahaan tersebut adalah masalah inventory termasuk dead stok yang tinggi, mengakibatkan kerugian yang cukup besar. Setelah kita pelajari, ternyata dead stok terjadi, diantaranya karena :

ü  Sistem planning yang kurang baik

ü  Sistem pengontrolan stok

ü  Beberapa faktor lain target inventory dan dead stok, kemudian kita jadikan sebagai quality objectives, dan kita buat sistem / prosedur planning, prosedur sistem kontrol stok, dan beberapa prosedur lainnya. Hasilnya, kita bisa melakukan saving nyata hingga kurang lebih Rp 180 juta dalam waktu 5 bulan. Ditambah lagi working capital perusahaaan menjadi lebih kecil, karena level stok menjadi turun hingga 30 %.

·         Kita (Sentral Sistem) juga pernah punya program untuk menurunkan angka customer claim, reject internal, dan program-program lainnya. Tentu saja untuk mendapatkan manfaat seperti itu tidak semudah teori, misalnya buat prosedur, jalankan prosedur, lalu target tercapai. Jika yang membuat prosedur kurang mengetahui kelemahan sistem, maka prosedur yang dibuat hanya bersifat general (menulis aktual sistem sekarang), akibatnya tidak bisa membantu perusahaan mencapai target yang diinginkan.

Untuk program improvement yang kami (Sentral Sistem) lakukan, kami juga menghabiskan waktu konsultasi jauh lebih banyak dari sekadar konsultasi ISO 9001 biasa, karena kami  harus melakukan analisa secara mendetil, kelemahan sistem, kemudian perbaiki kelemahan tersebut dan membakukannya ke dalam sistem kerja (prosedur). Terkadang walaupun sistem telah diperbaiki, target masih belum tercapai. Hal ini meng-indikasikan masih adanya kelemahan dari sistem, kemudian sistem kami perbaiki lagi.

Intinya supaya ISO 9001 bisa dirasakan manfaatnya : fokus pada performa,
performa yang tidak baik merupakan sinyal adanya kelemahan pada sistem. Lakukan analisa dan perbaiki sistem.

Jika kita menjalankan ISO 9001 fokus pada dokumen, sudah puas dengan
kelengkapan dokumen dan dijalankan dengan konsisten, dan lulus audit sertifikasi, maka kemungkinan besar ISO 9001 tidak akan bisa dirasakan manfaatnya secara nyata.

Sistem Manajemen Mutu dikatakan sudah baik, hanya jika performa / target / quality objectives perusahaan bisa tercapai dari waktu ke waktu.

Session 3

Pada prinsipnya, standard bisa dikelompokkan menjadi 2 :

• Standard sistem manajemen (untuk mutu : ISO 9001, untuk lingkungan ISO 14001, dst)

·         Standard produk, berisi spesifikasi produk yang harus diikuti

ISO 9001 adalah standard sistem manajemen, bukan standard produk. Untuk standard produk, pengujian dilakukan terhadap produk. Sedangkan untuk ISO 9001, pengujian dilakukan terhadap sistem manajemen mutu, bukan pada proses uji produk. Oleh karena itu logo ISO 9001 tidak boleh dicantumkan pada produk (karena memang bukan standard produk). 

Banyak yang berpikiran negatif mengenai ISO 9001, ada yang bilang politik dagang, ada yang bilang hanya diperlukan untuk export atau jika ada customer yang menuntut, jika tidak export tidak perlu ISO 9001, dll. Pikiran negatif tentang ISO 9001 muncul, karena:

·         Beberapa perusahaan mempunyai kebijakan bahwa suppliernya harus ISO 9001, sehingga ISO 9001 terkesan sebagai hambatan dagang. Padahal tuntutan supplier untuk ISO 9001 bertujuan untuk mendapatkan supplier yang mampu secara konsisten mengirim produk yang bermutu (supplier yang mempunyai sistem manajemen mutu yang baik, akan bisa menghasilkan produk secara konsisten baik).

·         Masih banyak perusahaan yang sudah ISO 9001, tapi performanya masih berantakan.

• Beberapa perusahaan yang pada awalnya mengharapkan banyak dari ISO 9001, ternyata setelah mendapatkan ISO 9001 tidak merasakan manfaat seperti yang dibayangkan sebelumnya.
• Ditambah lagi adanya perusahaan yang ISO 9001-nya sekedar untuk mendapatkan sertifikat. Akibatnya penerapannya hanya berjalan sebelum diaudit, dll.

Sebenarnya ISO 9001 jika diterapkan dengan baik, sangat bermanfaat. ISO 9001 mengharuskan :

• Perusahaan mempunyai kebijakan mutu
• Perusahaan mempunyai sasaran mutu 

• Perusahaan harus mempunyai strategi untuk mencapai sasaran mutu

• Tugas dan tanggung jawab harus jelas
• Standard proses harus jelas, sehingga ketika terjadi pergantian orang, konsistensi mutu bisa tetap terjamin. Coba pelajari konsep franchising (misalnya Kentucky, Hoka-Hoka Bento, dll). Kokinya beda-beda tapi rasa masakannya bisa sama disetiap cabang. Hal tersebut bisa terjadi karena ada standard yang baku dan diikuti oleh semua karyawan. Bandingkan dengan beberapa franchising lokal, yang tidak mempunyai standard baku. Rasanya bisa berbeda antar cabang. Bahkan dicabang yang sama-pun terkadang rasanya suka tidak konsisten, dll.

Terlepas apakah perusahaan tersebut mau disertifikasi atau tidak, sebenarnya jika kaidah-kaidah dalam ISO 9001 diterapkan, seharusnya perusahaan bisa menjadi lebih baik. 

Permasalahan di ISO 9001 karena ISO 9001 hanya berisi aturan, sedangkan penerapannya (how to) diserahkan ke masing-masing perusahaan. Aturan yang bagus, belum tentu penerapannya juga bagus. Misalnya aturan kalau naik motor harus pakai helm, aturannya bagus, tapi penerapannya tidak bagus. Orang pakai helm untuk menghindari polisi. Demikian juga penerapan di ISO 9001. ISO 9001 mengharuskan perusahaan untuk mempunyai sasaran mutu. Ada perusahaan yang mempunyai sasaran mutu yang mudah (rata-rata claim 2 / bulan, kemudian target dibuat 2), ada juga yang mempunyai target yang lebih tinggi. Secara peraturan, ISO 9001 "mempunyai sasaran mutu", peraturan tersebut terpenuhi tapi dengan kualitas yang berbeda.  

Salam Transformasi,

Imanuel Iman

@imanueliman_ssc

Penulis Buku Transforming Organization